At skrive kvittering for hånd kan virke gammeldags eller endda prætentiøs, men kunder sætter pris på det faktum, at du tog den ekstra indsats for at sikre, at de har en oversigt over deres udgifter. Selv virksomheder med automatiserede udkøber oplever undertiden strømbrud og internet servicefejl. I stedet for at miste forretning, kan du skrive en kvittering til salg af varer for hånd, hvis du ikke handler i store mængder køb.
Hvorfor give kvitteringer?
At levere nøjagtige kvitteringer har mange fordele for dine kunder og dig, købmanden. Praksis beskytter dit omdømme som en købmand eller tjenesteyder. Salgssedlen, du giver, viser din kunde, at de har modtaget alle de varer og tjenesteydelser, de købte til den korrekte pris. Kvitteringen dokumenterer også den specifikke kundes præferencer. Sporing af kundepræferencer og købsmønstre hjælper dig med at spore din beholdning og planlægge restocks.
Ud over at opretholde overholdelse af IRS og industristandarder gør det også nøjagtigt, at der ydes nøjagtige kvitteringer:
- Det beskytter dine medarbejdere mod falske beskyldninger om uretfærdig eller uærlig praksis.
- Praksis gør det lettere at bilægge tvister.
- At levere kvitteringer hjælper med at fastlægge garantiens start- og udløbsdatoer.
Sådan skriver du en betalingskvittering
For IRS-formål skal hver betalingskvittering for virksomhedsudgifter indeholde den dag, måned og år, transaktionen fandt sted, en liste over alle købte varer eller ydelser og det samlede beløb, der blev betalt. Industristandarder for virksomheder dikterer, at du også indeholder dit firmanavn og kontaktoplysninger sammen med den anvendte betalingsmåde, hvad enten kontanter, check, postanvisning, kreditkort eller elektronisk pengeoverførsel.
Er kvitteringer et juridisk krav?
I mange lande skal udlejere skriftligt afgive en lejekvittering, hvis lejerne anmoder om en, uanset hvilket betalingsmiddel lejeren har brugt. Nogle stater kræver kun kvitteringer for køb over et bestemt dollarbeløb. Selv i en by, der ikke har sådanne juridiske krav, dikterer den bedste industri praksis, at du giver kvittering for hver transaktion. En simpel "Vil du have din kvittering?" opfylder enhver lovlig eller industriel forpligtelse i de stater, der ikke kræver, at du leverer dem.
Hvad er betydningen af bevis for betaling?
Bevis for betaling omfatter den oprindelige købskvittering, annullerede checks, kontoudtog og kreditkortopgørelser. Transaktionsbekræftelsessiden eller en bekræftelses-e-mail kan også være betalingsbevis, hvis den indeholder datoen, en liste over alle de købte varer eller tjenesteydelser og den specifikke betalingsform, der blev brugt til at fuldføre købet.
Hvordan man skriver en kvittering for betaling
Uanset om du bruger en kvitteringsskabelon eller ej, skal du følge disse trin for at skrive en kompatibel kvittering:
- Skriv et kvitteringsnummer i øverste højre hjørne af din kvittering. For at undgå at give en kunde samme transaktionsnummer, start med nummer 001 og fortsæt derfra. Så længe du også inkluderer dagens dato, kan du bruge de samme numre den næste dag.
- Skriv dit firmanavn og kontaktoplysninger i øverste venstre hjørne. Medtag din virksomheds telefon, fax, e-mail-adresse og websted sammen med din åbningstid. Ikke alene vil disse oplysninger hjælpe kunden med at fastslå, hvorvidt købet var en forretningsmæssig udgift, men kunden kan sende din adresse og driftstimer til venner og familie.
- Spring over en linje og begynd at notere alle de købte varer sammen med en kort beskrivelse af hver enkelt og slutte med varens købspris helt til højre.
- Giv en totalpris før du trækker eventuelle kuponer ud. Herefter tager du nogle rabatter og giver den nye samlede. Tilføj moms. Tilføj også forsendelses- og administrationsgebyrer, hvis dette ikke er et køb i butikken.
- Til sidst skal du skrive den anvendte betalingsmetode og kundens navn på den sidste linje i kvitteringen eller hvor som helst der står "modtaget fra." Giv kunden en kopi og hold den anden til dine optegnelser.
