Arbejdet med en mødeplanlægger kan være skræmmende i betragtning af antallet af detaljer involveret i planlægning og iscenesættelse af en højttalerkonference, men hvis du nyder udfordringen ved multitasking og er kendt for at være en mester i jonglering detaljer, vil du være godt forberedt til job.
Elementer du skal bruge
-
Master checkliste
-
Talere kontrakter
-
Venue
-
Emergency backup plan
Begynd at planlægge dine højttalere konference mindst et år i forvejen - længere hvis de folk, du har til hensigt at fungere som gæstens højttalere, er højt profilerede mænd og kvinder, hvis kalendere fylder år på forhånd. Opret en master checkliste, der beskriver alle opgaver, der skal udføres for at bringe højttalere til konferencen og de forsyninger, udstyr og bestemmelser, der skal opnås for at arrangere arrangementet.
Bestil en konferenceplads på en let tilgængelig placering, der er bekvemt placeret i nærheden af lufthavne, offentlig transport, hoteller, restauranter og andre faciliteter, som medarbejdere på disse steder er uddannet til at håndtere konferencemængder 24/7. Bed din advokat om at udarbejde en standardtalende kontrakt, så du har en juridisk bindende aftale med hver højttaler for at dukke op og deltage i arrangementet.
Arbejde på din konference dagsorden, så højttalere planlægges målrettet. Tildel de mest dynamiske højttalere til at håndtere hoved- og slutspor, så deltagere er begejstrede for førstnævnte og inspireret af ordene fra den sidste. Se højttalerne for dine tidsfrister og imponere på vigtigheden af at forlade tid til felt spørgsmål.
Bestil forsyninger, registreringsborde, sørg for udstyrsudlejning, skiltning, badges og et kreditkort / kontant kvitteringssystem for dem, der ikke har købt forhåndsbilletter. Send en bekræftende tidsplan til konferencens højttalere flere måneder før datoen for at give deltagerne god tid til at lave transportplaner. Bekræft din organisations ansvar, fx luftfartsrefusion, forudbestillede logi eller per-diem-udgiftsgrænser, og sørg for, at højttalere får en liste over sociale arrangementer, som de inviteres til som led i deres besøg.
Opfatt en sikkerhedskopieringsplan, der dækker katastrofale muligheder: dødsfald eller skade for en højttaler eller et sidste øjebliks stedændring. Tildel frivillige til at fungere som hver højttalers vært og reservere limousine- eller taxitjenester til at drive højttalere rundt, hvis transport ikke er blandt værtsansvar. Komplet sidste minuts opgaver som bestilling af snacks og tilfælde af vand til højttalere.
Muster din udholdenhed for de sidste prækonference dage - hvis audiovisuelle hjælpemidler vil gå glip af, skal hotelrumsblandinger optræde, og flyene forsinkes. Dette er en tendens til at være den tid, hvor tingene går ud af kontrol. Hold dine wits om dig og stole på din master checkliste. Når du har skrevet postkonference taknemmelser til højttalere, gør dig selv en tjeneste og tag en ferie. Du har tjent det.
