Når en kunde betaler en regning i sin helhed, kan han anmode om en kvittering fra virksomheden for at bevise at regningen er afregnet. Virksomheder kan tillade en kunde at betale mindre end det fulde beløb, der skal betales, og alligevel overveje regningen betalt fuldt ud. Hvis du er en virksomhedsejer, skal du skrive en bindende kvittering for betaling fuldt ud hos en kunde, og du skal tydeligt angive ordene "betalt fuldt ud" på den kvittering, du giver kunden.
Undersøg kontoen. Hvis du ejer en virksomhed og en kunde anmoder om en kvittering fra dig, der dokumenterer en betaling fuldt ud, skal du indsamle oplysningerne fra kundens konto og afgøre, om du er enig i, at betalingen er foretaget fuldt ud. Du kan blive enige om at afregne en konto til et lavere beløb end det, der oprindeligt skyldtes, hvis kunden anmoder om det, eller du føler, at modtagelse af en del af det skyldige beløb er bedre end at modtage noget.
Udskriv en kvittering. Mange virksomheder udskriver kvitteringer eller fakturaer ved hjælp af et regnskabsprogram. En kvittering genereres automatisk via systemet, når det bliver instrueret. Det skyldige beløb på fakturaen kan ikke korrelere med det beløb kunden betaler, og det er typisk, når en kunde anmoder om en "fuld betaling" kvittering. Denne kvittering tjener som dokumentation og bevis på, at kontoen er afgjort. En kunde kan bruge denne kvittering i retten, hvis virksomheden beslutter at sagsøge kunden mod betaling.
Hand-skriv en kvittering. Hvis din virksomhed ikke har evnen til at udskrive en kvittering, vil en håndskrevet kvittering også fungere. Det skal skrives på firma brevpapir, angiv kundens navn og betalingsbeløb.
Skriv at den er betalt. På den trykte eller håndskrevne kvittering skrives ordene "Betalt i fuld" med store bogstaver, der dækker en stor del af kvitteringen. Skriv også dit navn på kvitteringen for at gøre kvitteringen en bindende kvittering.
Kopiér kvitteringen. Når du har lavet en kopi af kvitteringen, skal du give kopien til kunden og holde originalen til dine egne optegnelser. Placer kvitteringen i kundens fil.
