En politik og procedurer manual er et skriftligt dokument, der beskriver reglerne for en organisation og de specifikke måder den skal køres på. Dette dækker alt fra organisationens generelle udsigter til detaljerne om, hvordan man behandler indgående post. Et par grundlæggende ideer til en politik og procedur manual vil gøre en manual mere nyttig for medarbejderne.
Indsamle feedback fra afdelinger
Inden du skriver en formel manual til en organisation, skal du modtage feedback fra alle de forskellige afdelinger om deres politik og procedure. Selvom der ikke er en formel politik- og procedurhåndbog, har afdelingerne sandsynligvis deres egen uformelle politik, notater og spredte vejledninger. En politik og procedurer manual, medmindre det skrives til en ny virksomhed eller organisation, bør tage højde for, hvordan afdelingen allerede er i gang. Introduktion af helt ny politik og procedurer kan potentielt sænke produktioner på grund af læringskurven. I stedet skal du overveje politikken og procedurhåndbogen som et sted at konsolidere alle de uformelle politikker og procedurer på ét sted for at undgå forvirring.
Dette er imidlertid ikke en absolut regel. En af fordelene ved at skrive en politik og procedure manual er, at det giver dig mulighed for at gennemse effektiviteten af en virksomheds arbejde. Når du skriver manualen, skal du tale med ledere og medarbejdere i de forskellige afdelinger for at se, om nogen af de politikker og procedurer, de arbejder med, er besværlige, vanskelige eller inkonsekvente. Hvis det er tilfældet, kan du ønske at afholde et møde for at diskutere mere effektive måder at arbejde på, før du udfører manualen.
Skelne mellem politik og procedure
Politikker omfatter generelle regler, der beskriver hvad der kan eller ikke kan gøres, og dette spænder fra filosofisk til det specifikke. For eksempel kan en politik være "vi er miljøvenlige" eller "indsende alle indgangsforespørgsler til instituttet for optagelser." Procedurer beskriver de trinvise processer til gennemførelse af en politik. Når du opretter en politik og procedurhåndbog, skelner du mellem de to ved at gøre politikens overskrifter og procedurer for hver underposition eller lister under politik. Dette vil gøre det muligt for manuelle at navigere hurtigt af medarbejdere, der ønsker at finde specifikke oplysninger om, hvordan en politik skal udføres.
Vær klar og specifik
Når du skriver en politik og procedurer manual, kan du ofte gennemgå dit arbejde for at skære ud af eventuelle jargon, komplekse sætninger og vage instruktioner. Forsøg at holde sætninger til 15 ord eller mindre. Undgå run-ons eller sætninger, som kunne tolkes på mere end én måde. I stedet for at give instruktioner som "behandle alle fakturaer og sende en formular til lederen", beskriv procedurerne for behandling af fakturaerne og angiv navnet på den specifikke formular, der skal sendes til lederen.
Du ønsker måske, at en eller flere medarbejdere gennemgår politik og procedurhåndbogen for at kontrollere om de dele, de har svært ved at forstå.
Gennemgå og opdater regelmæssigt
En politik og procedurer manual er et levende dokument. For at holde det nyttigt skal du gennemgå og opdatere det regelmæssigt, hvis det er nødvendigt. Hold et møde en gang om året for at se, om der skal foretages ændringer i politik- og procedurhåndbogen. Dette omfatter nye måder at gøre arbejde på, omformulere vanskelige eller forvirrende afsnit og brainstorming måder at gøre manualen mere nyttig, f.eks. Ved at tilføje flere oplysninger eller farvekodning af forskellige kapitler.
Undgå at sætte tidsfølsomme oplysninger som navne på kontakter, enkeltpersoners telefonnumre og webadresser til hjemmesiden. I stedet for at henvise til bestemte personer eller titler i manualen henvises til afdelingsnavne. Dette vil medvirke til at sikre, at politik- og procedurhåndbogen forbliver relevant længere.
