Oprettelse af en politik og procedurer manual hjælper med at give klare protokoller for konsistens i en organisation. Arbejdsgiverne fastlægger, hvad der er acceptabel adfærd i områder, der spænder fra kjolekode til kundeforhold. Medarbejdere læser det og underskriver et bekræftelsesbrev og accepterer eventuelle forgreninger for at overtræde politikker, som er fastlagt i manualen. Fokus på nøgleområder, når du skriver en politik og procedurer manual til en nonprofit organisation.
Nøglefokusområder
Organisation og ledelse: I denne sektion angives organisationens mission og visionserklæringer. Detalje non profit status ved at inkludere vedtægter og vedtægter som registreret hos Secretary of State. Når organisationen er defineret, redegør for nøgle ledelsesroller og pligter. Et organisationsdiagram hjælper alle medarbejdere med at forstå, hvem der er ansvarlig for hvad og kommandokæden.
Menneskelige ressourcer: I medarbejderafsnittet defineres bestyrelsens ansvar, hvordan frivillige dyrkes og udvikles, og hvordan personalet uddannes. Medtag personalepolitikker, herunder adfærd, præstationsrubrikker, fordele og regler for kompensation.
Fundraising: Nonprofits får skattefritaget status via Internal Revenue Service. Denne status er tilbagekaldelig, hvis ikke-fortjenesten ikke opfører sig korrekt. Dette afsnit forklarer de midler, som den non profit-profit bruger til fundraising, herunder tilskud, donationer, corporate sponsorer eller arrangementer. Finansforvaltningen skal også forklares og beskriver hvordan budgetter udpeger, hvad der går til nonprofit-programmer og hvad der går til operationer.
Love og forskrifter: Skitsere de love, skatter og regler, der påvirker nonprofit-operationer. Disse omfatter, men er ikke begrænset til, advokatvirksomhed og lobbyvirksomhed foretaget af organisationen.
Udvikling af politikker og procedurer
Fordi politikken og procedurhåndbogen bliver vej til at holde folk ansvarlige, er det vigtigt at udforme politikkerne konsekvent i format og tone.
Politikker: For at opretholde ensartethed med politikkerne, brug en skabelon. Enhver politik skal have en politik titel, der angiver indholdet. Definer et formål med politikken. Et eksempel på et politisk formål kan være, "Sikring af finanspolitisk ansvar med fundraising proceeds." Hvis der er en lov eller en statut, der vedrører politikken, skal du angive dette for at give yderligere validering til behovet.
Definer politikens anvendelsesområde. Dette kan omfatte, om politikken vedrører alle, bestyrelsesmedlemmer eller kun en bestemt gruppe af medarbejdere som et fundraisinghold. For store organisationer skal du indeholde navn og kontaktnummer for den ansvarlige part, der er relevant for den specifikke politik. For eksempel liste juridiske råds kontaktoplysninger med oplysninger om lobbyregler og regler.
Procedurer: Forklar hvordan ting gøres i enkle trin. Mens politikker og procedurer kan kombineres i nogle scenarier, er procedurer normalt et særskilt afsnit for nøgleprocesser. Identificer nøgleprocedurer og fejlfindingsområder. Dette omfatter åbnings- og lukningsprocedurer. Udvikle procedurer til fejlfinding af computer, adgangskode eller andre tekniske problemer. Opret processer til eskalerede kundeproblemer. Enhver pligt udført, der kræver konsistens eller kan have medarbejdere, der stiller spørgsmålstegn ved det bliver en procedure beskrevet i manualen.
Konsekvente procedurer sparer arbejdstid, fordi medarbejderne har ressourcer til at få ting gjort uden ledelse eller støtte bistand eller intervention.
