Pæne skriveborde og ordentlige desk skuffer kun ridse overfladen af, hvad god organisation betyder. I stedet for at få dine medarbejdere organiseret betyder ofte at gå bag kulisserne og tackle kontororganisationen udefra. Det kan også betyde at inkorporere en smule kreativ tænkning, såvel som traditionelle og oplagte foranstaltninger, i din tilgang til at få medarbejdere tilrettelagt.
Stop multitasking
Selvom det kan synes, at multitasking er en god måde at få mere arbejde på, reducerer produktiviteten både arbejdet med flere opgaver på én gang og forebygger dine forsøg på at få medarbejderne til at blive organiseret. Ifølge den amerikanske ledelsesforening kan nettotabellen i produktiviteten være så høj som 75 procent. Etablere en klar regel, der kræver, at dine medarbejdere prioriterer aktiviteter og opgaver og arbejder først og fremmest på den højt prioriterede opgave eller aktivitet. Dette forbedrer ikke kun produktiviteten og reducerer stress, men resulterer også i bedre organiseret workflow.
Opsæt et informationsregister
Identificer og opret en central placering, som f.eks. Et webbaseret applikationsramme eller delt netværksdrev, til lagring af formularer, dokumentskabeloner, kopier af firmapolitikker og andre oplysninger, medarbejdere deler eller får adgang til ofte. At have et sted til opbevaring af almindeligt adgangsoplysninger giver nem adgang og hjælper med at holde alle organiseret. På samme måde informerer en central, delt firma eller afdelingskalender alle om, hvad der sker, og hjælper medarbejderne med at oprette daglige og ugentlige planer.
Møder og kommunikation
Sæt klare forventninger, delegere opgaver og give varsel om ændringer, når det er muligt. At lade medarbejderne vide, hvad du forventer, og hvad du vil have dem til at arbejde på giver mulighed for forudgående planlægning og bedre organisation. Hold ugentlige eller månedlige individuelle og gruppemøder for at vurdere fremskridt med at opfylde tildelte mål.Adresser god organisation direkte gennem workshops, talte højttalere og arbejder med medarbejdere, som kæmper med at forbedre deres organisatoriske færdigheder. Opmuntre notattagelse under møder for at reducere chancen for at glemsomhed vil påvirke god organisation.
Tillad tid til planlægning
Kræv medarbejderne om at afsætte 15 minutter til planlægning i slutningen af hver dag. Medtag yderligere 15 minutter hver fredag eftermiddag for at gennemgå næste uges tidsplan og forberede sig til den kommende uge. At hjælpe dine medarbejdere med at forbedre deres planlægningsfærdigheder forbedrer også organisationen ved at give dem mulighed for at forberede materialer eller information på forhånd. Advance planlægning kan også hjælpe medarbejderne med at se, hvor de måske forsøger at passe for meget på en arbejdsdag, hvilket indikerer et behov for at reprioritere de daglige mål eller bede om hjælp.
