Lagring af oplysninger i arkivskabe er en god måde at holde orden på. For at blive endnu mere organiseret skal du bruge hængende mapper til at hænge filer i et arkivskab. De fleste arkivskuffer er udstyret med barer langs siderne, så du kan hænge filer. Hængende mapper beholder alle filerne oprejst, så papirerne ikke falder ud og bliver misplaceret. Hængende filer glider også langs stængerne i arkivene, så du nemt kan få adgang til oplysninger.
Tjek dine filskabe for at sikre, at du kan hænge filer i dem. Nogle filskabe leveres med stænger, der fastgøres til siderne af skufferne til hængende filer, mens andre har indbyggede steder til hængende filer på skuffens sider. Saml stængerne til de hængende filer, hvis det er nødvendigt.
Køb kasser af hængende mapper fra en kontorforretning butik. De er meget mere tunge end almindelige filmapper og har en metalstang over toppen med kroge i begge ender. De kommer også i en række forskellige farver og størrelser. Sørg for at få hængende mapper, der passer ind i dit arkivskab. For eksempel skal du ikke købe mapper med juridisk størrelse, hvis dit arkivskab ikke er stort nok til at holde dem.
Lav faner til de hængende mapper. De fleste hængende mapper kommer med plastikfliker, så du kan lave etiketter til dem. Lav en bestemt etiket for hver mappe, så du ikke behøver at søge efter ting. Etiketter gør alt ekstremt organiseret og let at få adgang til. Typisk glider etiketterne ind i plastikfanerne, og fanerne kan indsættes i spalterne på indersiden af den øverste kant af mapperne. Sæt fanerne langs toppen af mapperne, så alle fanerne nemt kan ses, når skufferne åbnes.
Placer papirarbejde eller andre dokumenter i mapperne. Du kan placere dokumenter direkte i de hængende mapper, eller du foretrækker måske at indsende dokumenter i almindelige mapper og derefter placere disse mapper i de hængende filer.
Filér de hængende mapper i skuffeskufferne, og sørg for, at sidekroge fanger på skufferne. Hæng mapperne med fanerne vendt ud. Ordne dem på en logisk måde - f.eks. I alfabetisk eller datoordre.
