Fra det tidspunkt, hvor en arbejdsgiver har sin første kontakt med en potentiel medarbejder, er det vigtigt, at der ved ansættelsestidspunktet er tale om, at skriftlige optegnelser vedrørende medarbejderen bevares i en medarbejderpersonalfil under hver medarbejders navn. Disse ansættelsesdokumenter kan, hvis de opretholdes korrekt, potentielt tjene til at beskytte arbejdsgiveren mod fremtidigt ansvar for overtrædelser af arbejdsretten og arbejdslovgivningen, som f.eks. Ulovlig opsigelse eller ansættelsesdiskrimination.
Elementer du skal bruge
-
Låsning af filskabe eller et sikkert værelse med begrænset adgang
-
Filmapper
Forstå hvorfor du skal beholde medarbejderpersonalfiler. Dette er virksomhedens og medarbejderens rekord af, hvad der er sket på arbejdspladsen. De optegnelser, der opbevares i personalebladet, kan tjene til at beskytte arbejdsgiveren i fremtidige retssager og bidrage til at afhjælpe misforståelser, der kan opstå i forbindelse med politiske spørgsmål, løn og fordele, arbejdsopgaver og ansvar, disciplinære eller korrigerende handlinger og klager.
Så hvad skal der gå i en medarbejderpersonalfil? Følgende dokumenter og optegnelser skal opretholdes af personaleansatte eller ledere på hver medarbejder. Job beskrivelse Jobansøgning Udbud af beskæftigelse IRS form W-4 Kvittering til medarbejderhåndbog (Ofte en god idé at beholde en kopi af håndbogen selv, især når den kan ændres fra tid til anden. På denne måde ved alle, hvad vilkårene i håndbogen medarbejderen har underskrevet for.) Eventuelle præstationsevalueringer givet Ansættelsesfordele tilmeldingsskemaer Priser Klager og komplimenter modtaget om medarbejderen Disciplinære handlinger eller advarsler * Deltagelsesoptegnelser Det anbefales, at hver anden type post har sin egen fane.
Lægejournaler og indvandringsformer skal opbevares i separate filer. Da du ikke kan træffe ansættelsesbeslutninger baseret på en persons indvandringsstatus, forudsat at de har ret til at arbejde i USA, og den føderale regering har ret til at gennemgå I-9, er det sandsynligvis bedre at holde det adskilt. Også hvad angår lægejournaler indeholder amerikanerne med handicaploven (ADA) meget strenge regler med hensyn til privatlivets fred og adgang til at stille tilbud om lægejournaler, så det er nødvendigt at holde dem i et separat fil- og arkivskab med begrænset adgang. ADA begrænser offentliggørelse af oplysninger i disse optegnelser til tilsynsmyndigheder, for så vidt som medarbejderen har nødvendige begrænsninger i deres opgaver eller har brug for indkvartering; førstehjælpsarbejdere i tilfælde af akut lægehjælp og regering og forsikringsembedsmænd under begrænsede omstændigheder.
Det er vigtigt, at ukorrekte oplysninger i medarbejderens personaleport rettes straks efter meddelelse fra virksomheden om, at oplysningerne er ukorrekte.
Medarbejderpersonalfiler bør være låst og kun tilgængelige for personer, der har en legitim virksomhed, skal have adgang til filen. En leder eller første linje tilsynsførende kan have brug for adgang for at træffe beslutninger om kampagner og disciplinære handlinger. Hvis nogen uden en legitim virksomhed har brug for at få adgang til filen, vil de se det, har de brug for en gyldig stævning. Ellers kan medarbejderens privatlivets rettigheder krænkes.
Generelt kræver loven ikke dig at videregive til en medarbejder, hvad der er i deres medarbejderpersonalfil uden en passende anmodning fra medarbejderen. Det er sandsynligvis en bedre forretningspraksis, at holde medarbejderne informeret om, hvad der er i deres fil. På den måde har du ikke en marginal medarbejder, som er overrasket, når de er disciplinerede eller opsagt. Undtagelserne fra denne generelle regel er bestemmelserne i Fair Credit Reporting Act (FCRA). Det kræver, at du informerer medarbejdere eller potentielle medarbejdere, hvis du tager en ugunstig handling baseret på hvad der er indeholdt i deres kredit rapport.
Adskilt fra spørgsmålet om meddelelse til medarbejderne om, hvad der er i deres personalepapir, er spørgsmålet om adgang. Mange stater kræver, at arbejdsgiverne giver medarbejdere og tidligere medarbejdere adgang til deres medarbejderpersonalfil. Det er vigtigt, at du som professionel eller erhvervsdrivende for menneskelige ressourcer er bekendt med loven i din stat i denne henseende. Som hovedregel skal medarbejderens adgang være rimelig og underlagt, at et medlem af ledelsen er til stede for at sikre, at intet tages eller ændres. Nogle statslove tillader medarbejderen at have kopier, hvis de gør det, har nogen fra firmaet kopien. Der vil ofte være grænser for, hvad medarbejderen kan se i deres personaledatabase. Hvis der er følsomme ting som referencebreve, kriminelle undersøgelser og andre oplysninger, der kan krænke andres privatlivsret, kan de nægtes adgang til det. Det er en god idé her at holde disse emner under en separat fane i medarbejderens personaledatabase. Nogle statslove kan tillade medarbejderen at indgive genoptagelser til disciplinære handlinger eller evalueringer.
Tips
-
Hold en kopi af statsloven, hvis der er en i din stat, om adgang til medarbejderpersonalfiler, der er indsendt eller praktisk, i det område, hvor disse filer opbevares. Dette vil forhindre konflikter mellem ledelsen og medarbejderen over, hvad der er og ikke er tilladt.
Advarsel
Hver medarbejder skal behandles ens, når det gælder vedligeholdelse og adgang til deres personaldokumenter. Eventuelle afvigelser i praksis kan underkaste selskabet retstvister. Hvis du er i tvivl om, hvordan du vedligeholder dine medarbejderpersonalfiler, skal du konsultere en advokat.
