Et arkivskab refererer typisk til et stykke kontormøbler, der gemmer filer og dokumenter. Arkiveringsskabe kommer i forskellige størrelser. Nogle har låse for at forhindre uautoriseret adgang, mens andre skabe er nemme at transportere og tilgængelige for alle. Virksomheder med stort set mængder af filer, såsom hospitaler, advokatfirmaer eller skoler, opretholder ofte skabe, som ikke kan bevæge sig let.
Grundlæggende
Der er flere måder at arkivere dokumenter på. For at udvikle en systematisk tilgang bør du analysere de oplysninger, der skal lagres i filerne. Brainstorm forskellige måder, så du kan vælge den bedste metode. For eksempel, hvis du holder optegnelser over bildelleverandører, kan du fil ved hjælp af en alfabetisk tilgang baseret på firmanavn. Du kunne også etablere en metode til at adskille leverandører efter region (f.eks. Syd, vest, øst, internationalt). Hvis du opretholder registre over krybdyr, kan din metode indebære at organisere krybdyr ved deres videnskabelige navne eller på den dato, filen blev oprettet.
Dokumenthåndtering
Når du designer en tilfredsstillende metode, skal du sørge for at skrive den ned, så andre kan forstå og følge arkiveringssystemet. Du bør også sikre, at filerne bevares korrekt, fordi dit system hurtigt bliver ineffektivt, hvis filerne er ufuldstændige (fx manglende data) eller forkert lagret (fx arkiveringskategorier ignoreres). For eksempel, hvis du adskiller køn efter farve, skal folk, der opretter filer, huske at skelne mænd og kvinder.
Du skal forudse vækst og tilføje ekstra frysere eller plads efter behov. Ellers vil optegnelserne blive fyldt for tæt. Overvej også hvordan man differentierer aktiv fra inaktive filer og, hvis det er relevant, når man skal ødelægge eller makulere inaktive filer.
Overvejelser
Mange virksomheder implementerer dokumentorganisationssystemer, der bruger originale dokumenter eller kopier. Men før du opretter et nyt arkiveringssystem, bør du undersøge virtuelle muligheder. For eksempel kan du købe et softwareprogram og indtaste data i enten en intern eller webbaseret server. Selvom du i øjeblikket har et arkiveringssystem, bør du vurdere tid og omkostninger ved overførsel af data med de potentielle omkostningsbesparelser og effektivitet ved digital eller webbaseret lagring. Advokatfirmaer, der bruger Needles case management software, kan bruge betydelig tid til at overføre data, men når systemet er fuldt fungerende eksisterer der utallige fordele, som f.eks. Muligheden for at få adgang til filer fra fjerntliggende steder.
