Email er en effektiv og hurtigere metode til at sende forretningskommunikation i forhold til posttjenesten. Det er også en nemmere måde at udveksle dokumenter på. Nogle ting at overveje, når du sender en virksomhedsemail med en vedhæftet fil, er dens størrelse, programmet bruges til at oprette vedhæftet fil og muligheden for virus. Det er også vigtigt at huske, at modtageren måske ikke er den eneste, der ser din besked. Brug en professionel tone, der vil give et godt indtryk.
Skriv en emnelinje, der afspejler meddelelsen tilstrækkeligt. Specifikke emnelinjer hjælper medarbejdere med at organisere e-mail i henhold til virksomhedsprojekter. Vage titler som "Vigtigt" eller "Læs venligst" gør det svært at finde meddelelser i fremtiden.
Lav en besked, der er kortfattet og let at læse. Medarbejdere skal dagligt sejle gennem store mængder e-mail-meddelelser og have lidt tid til at læse lange meddelelser. Brug en læselig skrifttype, med meget hvidt mellemrum og brug store og små bogstaver passende. Skriv din besked i en tone, der er høflig endnu professionel, og begynde og slutte med professionelle hilsener.
Se vedhæftet fil. Besatte medarbejdere rykkes ofte for tiden og kan overse vedhæftet fil, hvis der ikke er nogen henvisning til det. Lad modtageren vide, hvad vedhæftet fil indeholder og hvad man skal gøre med det.
Sørg for, at du har vedhæftet dokumentet før afsendelse. Janis Fisher Chan, forfatter til "E-mail: A Write It Well Guide - Sådan skriver og styrer du e-mail på arbejdspladsen", anbefaler at vedhæfte dokumentet, før du begynder at skrive din besked.
Lad din læser vide, hvilket program der er nødvendigt for at åbne filen. Microsoft Office Suite og Adobe Acrobat Reader er almindelige applikationer, der bruges på arbejdspladsen.
Overvej hvor lang tid det vil tage modtageren at downloade vedhæftet fil. Brug et filkomprimeringsprogram til store filer, såsom WinZip, eller brud filen i mindre sektioner, som du kan sende separat. I betragtning af den travle medarbejder kan du også indsætte dokumentet i meddelelsens krop.
Bevis din besked. Stave- og grammatiske fejl forekommer uprofessionelle. Undgå også at bruge slang, forkortelser og humørikoner i din besked. Disse kan være velkendte vilkår, men de er upassende i forretningsmeddelelser.
Scan din besked og vedhæftet dokument for vira, inden du sender.
Medtag en ansvarsfraskrivelse, der tilskynder læseren til at scanne vedhæftet fil for vira, før du downloader. Dette kan beskytte din virksomhed mod muligheden for søgsmål, hvis modtageren modtager en virus via din vedhæftning.
Advarsel
Send ikke kæde mails, spam eller vittigheder som vedhæftede filer. De er uprofessionelle og uhensigtsmæssige.
