Hvis du er en lidenskabelig medarbejder, og du bemærker, at nogle af procedurerne på dit arbejde kan forbedres, kan du overveje at skrive et forslag om at indføre nye procedurer. Denne form for et forslagstavle (eller e-mail) kan klassificeres som et internt forslag. At skrive interne forslag er lidt anderledes end at skrive eksterne. Fordi du skriver til personer, der arbejder i samme organisation som du gør, kan du bruge din interne jargon og være mindre følsomme over at bruge fortrolige oplysninger.
Lav en plan for dit forslag. Bestem publikum til hvem du vil behandle forslaget. Hvis du vil have din organisation til at indføre et nyt regnskabssystem, f.eks. Kontakt regnskabsafdelingen, måske hovedkontorets kontor. Bestem også formålet med dit forslag - f.eks. Gennemførelsen af et bestemt regnskabssystem. Desuden sætte dig selv i skoens læsere. Dette vil give dig bedre forståelse for, hvordan du kan overbevise publikum om, at dit forslag skal accepteres.
Start med at skrive forslaget. I begyndelsen skal du udtrykkeligt og tydeligt angive formålet med dit brev. For eksempel kan du skrive, "Jeg skriver dette brev for at anmode regnskabsafdelingen om at overveje at implementere ABC regnskabssystemet."
Beskriv de nuværende procedurer i din organisation. Vis eventuelle ineffektiviteter i de nuværende procedurer. For eksempel kan det nuværende regnskabssystem være for tidskrævende at operere. Derudover kan det medføre dyre fejl.
Giv en kort beskrivelse af de nye procedurer. Skitsere hvordan de ville være forskellige fra de gamle. Beskriv først dit forslag i et par sætninger. Herefter skal du give så meget detaljer som muligvis. Men hold forslaget brev kort og kortfattet.
Giv de argumenter, der understøtter gennemførelsen af de foreslåede nye procedurer. Angiv klart de fordele, som de nye procedurer kan bringe til organisationen. Mulige fordele kan omfatte højere produktivitet, bedre kvalitet af producerede varer eller tjenester, større besparelser i råvarer og forbedret medarbejdermoral.
Sikkerhedskopier dit forslag med eventuelle dokumenter. For eksempel kan nye procedurer være blevet testet andre steder inden for din organisation eller i din branche. Marker alle støttedokumenter tydeligt og angiv deres betydning i teksten til forslagets brev.
Giv oplysninger om, hvordan de foreslåede procedurer kan implementeres i din organisation. Hvis du foreslår at indføre et nyt regnskabssystem, kan implementeringen ske i etaper. I nogen tid kunne de nye og de gamle systemer betjenes samtidigt. Efter det nye system er testet, kan det gamle system udfases.
Få en anden til at læse forslaget brev, før du sender det. Bed om kritik. Diskuter forslaget og identificer de punkter, hvor det kan forbedres. Ændre nogle sætninger i forslaget for at gøre det mere overbevisende.
Indsend dit forslag.
Tips
-
Brug simpelt sprog. Hvis du skal bruge visse vilkår, skal du give deres definitioner, medmindre du er sikker på, at den person, der læser forslaget, er bekendt med dem. Også foretrækker korte sætninger, der er klare og til det punkt.
