Formelle forretningsbrev kræver en specifik protokol, uanset hvad brevet har til hensigt. I de fleste tilfælde skal et forretningsbrev være kortfattet og kortfattet, som normalt passer til en side. Mens du skal bruge en klar, formel skriftlig stil, er der flere tilfælde, hvor brug af forkortelser er passende for at spare både plads og tid.
Præfikser og hæder
Både præfikser og honorifications forventes at blive forkortet i hilsen og andre steder i brevet. For eksempel ville et forretningsbrev starte med "Kære Mr. Johns", ikke "Kære Mister Johns." Flertallet af alle præfikser og honorifications er også forkortet, såsom "Messrs" for flere mandlige modtagere og "Mses" for flere kvindelige modtagere.
Firmanavne
Både brevpapiret og den "indvendige adresse" vil indeholde firmanavne - afsenderens og modtagerens afsender. Det kan ikke være hensigtsmæssigt at forkorte nogen del af firmanavnet, medmindre firmaets navn er registreret med en forkortelse. Hvis virksomheden f.eks. Er registreret som "Motts, Inc.", kan du bruge "Inc." i den indvendige adresse uden at stave ud "Incorporated." Ligeledes erstattes ikke "&" for "og" medmindre det er en del af firmanavnet.
Adresser
I modsætning til forsiden af en konvolut, skal staten staves ud, når den er en del af dit brevpapir, overskrift eller indeadresse. For eksempel, hvis modtagerens firma er i Seattle, ville den indre adresse læse "Seattle, Washington 98101."
Almindeligt anvendte forkortelser
Et efterskrift, som er en ekstra erklæring efter afslutningen af et brev, er altid udtrykt med forkortelsen "P.S." Hvis du inkludere ekstra dokumenter sammen med dit brev, er det acceptabelt at angive dem enten ved at skrive "Vedlæg", efterfulgt af antallet af dokumenter eller ved at forkorte "Enc." under din underskrift. RSVP er en acceptabel forkortelse, når du beder modtageren svare på dit brev.
Emner og Typister
Emnet for et forretningsbrev kan angives under datoen med forkortelsen "Re" for "Om", efterfulgt af en kort oversigt over emnet. Hvis et brev er underskrevet på vegne af en anden, vil forkortelsen "p.p." kan anvendes. Hvis en sekretær f.eks. Skriver et brev på vegne af arbejdsgiveren, kan skrivemaskinen underskrive brevet og ledsage hendes underskrift med "p.p." og tilføj hendes arbejdsgiver navn nedenfor. "P.p." står for den latinske sætning "pr procurationem." Forkortelsen "cc" står traditionelt for "carbon copy", men kan også betyde "courtesy copy." I begge tilfælde angiver det, at flere kopier af et brev er sendt ud og navngiver de personer, til hvem disse kopier er blevet sendt.
