Enhver virksomhed og person, der arbejder med offentligheden, skal kommunikere med offentligheden på et eller andet tidspunkt. Men det er ikke ideelt for en fest at opdele sine ressourcer mellem sin primære forretning og forklare den forretning til verden - det er her, hvor PR-agenturer kommer ind. Et PR-bureau, der er værd at saltet, vil udnytte en række forskellige metoder til at blive et effektivt ansigt og stemme for klienten repræsenterer det.
Kom på samme side som kunden
Før et PR-bureau kan komme ud af beskeden på vegne af en klient, skal den finde ud af, hvad denne meddelelse er. PR-repræsentanter sætter sig sammen med deres kunder i begyndelsen af et forhold for at finde ud af, hvad de kan om deres aktiviteter. For virksomheder omfatter disse oplysninger deres generelle missionerklæring, produkter, tjenester og hvordan de bringer dem til markedet. For offentlige figurer omfatter det information om personens faglige projekter samt personlige livs detaljer, der kan påvirke den offentlige mening. For alle kunder etablerer agenturet en protokol til udveksling af oplysninger, så det aldrig går glip af en chance for at præsentere nye udviklinger for offentligheden.
Skrivning Pressemeddelelser
Det grundlæggende produkt, der kommer ud af PR-agenturer, er pressemeddelelsen, information om firmaet, der gives til nyhedsbureauer til offentliggørelse. Nyhedsbureauer har gerne pressemeddelelser, især på langsomme nyhedsdage, fordi det betyder mindre arbejde at fylde rummet i papiret. Hændelsen er, at pressemeddelelsen skal kræve få redigeringsændringer - ellers vil nyhedsredaktører ikke gerne spilde dyrebar tid på, hvad der sandsynligvis er uvæsentlig information. En måde at måle kvaliteten af et PR-bureau på er ved at bede om pressemeddelelsesprøver og gennemgå dem mod Associated Press-stilretningslinjer. Hvis udgivelserne næppe kan skelnes i formatet fra rigtige nyhedsartikler, og du stadig går væk med et positivt indtryk af organisationen repræsenteret i frigivelsen, har agenturet gjort sit arbejde godt. Men i modsætning til en faktisk nyhedsartikel er det ikke vigtigt, at en pressemeddelelse indeholder præcise citater. Ofte udarbejder PR-forfatteren citater - men kun på vegne af klienter - og søger godkendelse fra klienten, før den pressemeddelelse sendes til nyhedsbureauer.
Etablering af relationer med nyhedsbureauer
PR agenturer bør holde en liste over nyhedsbureauer, som de sender pressemeddelelser til. Men vigtigere etablerer PR-fagfolk taleforbindelser med journalister, der søger oplysninger om en kunde til en artikel. PR-fagfolk er gatewayen for al information, der kommer ud af den organisation, de repræsenterer. Det betyder, at et PR-bureau vil være journalistens første kontakt for information om klienten, og agenturet vil enten fungere som talsmand for klienten eller sætte journalisten i kontakt med den rette person inden for klientorganisationen. Nogle gange fungerer en medarbejder hos agenturet som en tredjepart i et interview for at lede spørgsmål og svar i en positiv retning.
Administrere Social Media Presence
Med udviklingen af sociale medier har public relations-medarbejdernes rolle udvidet til at omfatte kundernes repræsentation online. Hvis en klient har en blog, Facebook eller Twitter-profil, bør PR-bureauet have adgang til det; Hvis kunden ikke har nogen, skal agenturet etablere en. I modsætning til pressemeddelelser er tilstedeværelsen af sociale medier direkte til offentligheden. Som følge heraf behøver agenturet ikke bekymre sig om at overholde nyhedsformat eller synes at være forudindtaget på vegne af klienten, fordi ingen forventer, at et offentligt tal eller firma ikke skal toot sit eget horn. Ligesom talsmandens opgaver eller citater i pressemeddelelser, skal sociale medier opdateres, som om oplysningerne er direkte fra klienten, i modsætning til perspektivet hos en ansat tredjepart.
