Erhvervsbreve er en vigtig form for kommunikation, uanset hvilket land du arbejder i, men Japan har gjort det muligt at skrive et forretnings brev til en kunstform. At skrive et brev i den japanske forretningsverden uden at vise en klar forståelse af kulturprotokollen kan utilsigtet komplicere dit forhold til det pågældende firma. Et tydeligt skrevet brev, der viser følsomhed overfor andre kulturer, vil tale meget om din indsats og din virksomhed.
Åbning af kommentarer
Åbning kommentarer er meget vigtige, og går ud over den "Kære Mr. / Ms." åbning, vi bruger i Amerika. Generelt er den mest høflige form for hilsen "Haikei", svarende til "Kære" men i en meget mere formel indstilling. Afhængigt af status for den person, du skriver til, er det hensigtsmæssigt at bruge enten -san eller -sama-suffixet, selvom sidstnævnte kun skal bruges, hvis du er meget udsat for modtageren. En lidt mindre formel hilsen er "Zenryaku" (oversat "uden en åbnings kommentar"), men dette bruges kun, når brevet vil være meget kort og behandles som en undskyldning for kortfattethed.
Afsluttende kommentarer
Afsluttende bemærkninger er selvfølgelig lige så vigtige som åbnings kommentar. Det almindeligt parrede ord med "Haikei" er "Keigu", som groft oversætter til engelsk "Med venlig hilsen". Kvinder vil i stedet bruge "Kashiko" i stedet, da det er mere formelt. Ordet parret med "Zenryaku" er "Sousou".
Keigo Tale
Det japanske sprog har forskellige slutninger for rodord, hver afhængige af situationen og til hvem du taler. Asiatiske sprog er unikke fra deres vestlige modparter ved brug af keigo eller ærefulde tale for at udtrykke respekt for den anden part. I disse tilfælde vil ordets slutninger afvige, f.eks. Ved at bruge -desu-slutningen i stedet for den mere afslappede -da. Erhvervsbogstav etikette dikterer, at du forsøger at bruge den højeste og mest høflige form, der er mulig i en given situation, uden respekt for modtageren.
Stock Phrases
Lager sætninger undgås generelt i Amerika, men i Japan forventes de faktisk. At sige noget som "Hvordan har du det?" Kan lyde som en dårlig ide på en forretningsskrivelse, men selvom du skriver til VP for markedsføring i et stort firma, spørger du om modtagerens sundhed eller familie betragtes som en høflig og tankevækkende gestus. Bare husk at bruge den høflige sprogformular til enhver tid, selv når du taler om vejret.
Meshi
Et meshi er et japansk visitkort, og noget der ligner et æresmærke i den japanske lønmands verden. En hel rituel følger det med at handle med at modtage kortet med begge hænder, og modtageren forventes at holde kortet på bordet til enhver tid under mødet. I et forretningsbrev, hvis du aldrig har mødt modtageren før, er det høflighed at inkludere en meshi med brevet. Dette er ikke nødvendigt, hvis du tidligere har mødt brevets modtager.
