Organisationer kan ikke acceptere ethvert forslag, de modtager, og skal derfor skrive breve for at informere virksomheder om, at de nægter deres forslag. Dette håndteres ofte via e-mail. Virksomheden, der nægter forslagene, opretter et brev og sender det til de rigtige virksomheder. Hver gang et firma skriver et afslagsbrev, skal det overveje flere nøglepunkter, herunder at holde bogstaverne diplomatiske, oprigtige og korte.
Brug en emnelinje. Når du skriver en email, er der mulighed for at udfylde et emne på emnelinjen. Når du skriver et forslag afslag brev, brug emnelinjen til at informere den person, hvad e-mailen er i forhold til. Det behøver ikke at indeholde ordene "Forslag afslag", men kan angive noget som "Som svar på dit forslag."
Hold formateringen enkel. Brug ikke fancy skrifttyper eller nogen form for speciel formatering. Brug den standardformatering, som de fleste e-mails har, og hold ordene flush med venstre margin.
Adresse til emailen. Start e-mailen ved at henvende dig til den kontaktperson, der skrev det oprindelige forslag. Hvis der ikke er en bestemt kontaktperson, der er opført på forslaget, skal du henvende dig til virksomhedens personaleafdeling.
Angiv formålet med e-mailen. Vær klar, direkte og diplomatisk, når du begynder brevet. Informer læseren om, at du skriver dette brev for desværre at oplyse ham om, at dit firma nægter det forslag, der blev indsendt af ham eller hans firma. Sørg for at medtage dit firmanavn og formålet med det oprindelige forslag.
Medtag en grund. Et afslag brev skal være oprigtig og inderlig. På grund af dette indbefatter de fleste virksomheder en grund, der forklarer, hvorfor de nægter forslaget. Årsagerne varierer for forslagets afslag, men er ofte forbundet med omkostninger.
Tilbyder læserne positive ønsker.Informer læseren om, at du ønsker ham og hans forretning godt i fremtiden, og bede ham om at tilbyde forslag til fremtidige projekter, som din virksomhed måtte have.
Skriv brevet. I slutningen af emailen skal du skrive bogstavet "Med venlig hilsen" efterfulgt af dit navn og din titel.
Tips
-
Sørg altid for at korrekturlæse forretningsbrev før du sender dem. Sig ikke negative ting om virksomheden, men prøv at holde brevet positivt.
