Virksomheder, individuelle entreprenører og nonprofitorganisationer opbygger politiske erklæringer for at udtrykke retningslinjerne for udførelse af og deltagelse i deres tjenester. Disse politikker etablerer protokoller og fastsætter parametre, som alle, der indgår kontrakt med eller besøger en placering, skal overholde. Udformningen af disse politikker begynder med input fra alle organisatoriske enheder, ud over at etablere en direkte sammenhæng med virksomhedens mål. For politikforfattere dominerer forskning, forberedelse og beslutninger vedrørende formater og distribution hovedparten af protokollens skriveproces.
Forbered dig på at skrive. Saml noteringsmaterialer, sikret en bestemt computer eller tekstbehandler, og vælg et mellemrum for at udføre størstedelen af skrivningen. Desuden skal du vælge politik eller protokollens primære sprog, mens du overvejer formuleringsstil og skrifttypetyperne for politidokumentet.
Gennemføre et møde med nøglepersonale til input om oprettelse af en ny politik eller et dokument. For eksempel kræver fysiske sikkerhedspolitiske parametre både en repræsentant for menneskelige ressourcer og sikkerhedspersonale at give deres synspunkter om politiske krav. Tag møde minutter til brug for at oprette politikker eller protokoller fra indsamlede oplysninger.
Vurder virksomheden eller servicemissionen. Brug sproget og anvendelsen af virksomhedens mission som vejledning til den overordnede tone i politikken eller protokollen. For eksempel er gentagelsen af omhyggelige planlægnings- og rapporteringsforanstaltninger stor betydning for beslutningstagere inden for industrisikkerhedssamfundet.
Forskning publikum. Tæl antallet af kunder, entreprenører eller medarbejdere, der udgør det primære publikum for politidokumentet. Identificere disse personers arbejds- eller forretningsmæssige placering for at bestemme placering og distributionskrav. Desuden gennemgår medarbejder jobbeskrivelser og kontrakter for eventuel optagelse i policydokumentet.
Gennemgå det fysiske layout på arbejdspladsen eller forretningsområdet. Dokumentere dimensioner, eksisterende trafikmåder og dedikerede områder, såsom toiletter og medarbejderstole, til brug i oprettelsen af en miljø- og sikkerhedsdel af protokolledokumentet. Kontakt eksterne organer, såsom den lokale brandvæsen eller arbejdsmiljøorganisationen, for at fastsætte krav som maksimale kapacitetsgrænser og obligatoriske brandsikkerhedsanordninger.
Gennemgå eksisterende virksomhedsdokumenter. Indsamle alle eksisterende selskabspolitiske breve, tidligere protokollmanualer og servicerelaterede dokumenter til brug ved opbygning af et nyt politik- og proceduredokument. Identificer forældet information og opdater vigtige data efter behov. For formularer, der kræver officielle signaturer, skal du finde den originale underskriver eller en passende udskiftning eller surrogat. Korrekt bortskaffe forældede data, der muligvis stadig indeholder følsomme oplysninger.
Forskning produktsikkerhed og brug. Produktdistributører, forhandlere eller producenter skal undersøge de korrekte brugs- og sikkerhedsforanstaltninger for et solgt eller fremstillet produkt. Tilføj disse oplysninger i procedurafsnittet i servicepolitiske manualer, mens du fremlægger sikkerheds- og nøddata. Tilføj sikre håndterings- og bortskaffelsesdata for varer, der findes som eller indeholder farligt materiale.
Opret flere formater. Bog og elektroniske versioner af politikken eller protokollen giver bekvemmelighed for dokumentets publikum. Elektroniske politiske dokumenter giver læserne mulighed for at gennemgå politikken fra flere steder. Derudover giver bog eller hard copy format en fysisk version til hurtig gennemgang, når det er nødvendigt.
