Hvordan man skriver procedurer og politikker

Nøglen til at skrive stærke procedurer og politikker er at gøre dokumenterne stive nok til at dokumentere organisationens regler, men fleksible nok til at kunne følges let, for det meste uden afvigelse, da du skal dokumentere hver lille veer væk fra din designede vej. Du kan høre procedurer og politikker kaldet SOP'er eller Standard Operating Procedures i mange organisationer. Disse dokumenter udgør rygraden for en organisation, så at skrive dem godt vil hjælpe med at holde forretningen på vej og sikre, at standardprocedurer udføres på samme måde af alle medarbejdere. Hvis du arbejder inden for en reguleret industri, som farmaceutiske eller biotekvirksomheder, er stærke SOP'er absolut kritiske for din virksomheds succes, da Food and Drug Administration først ser på disse dokumenter i enhver revision.

Udkast til en oversigt over eventuelle procedurer og politikker, som din organisation har brug for. Oprettelse af en kort oversigt over procedurer og politikker vil hjælpe dig med at organisere din skrivning. Gruppering af politik og procedurer ved afdelingen kan hjælpe dig med at organisere dine tanker. Organiser omrisset med de vigtigste dokumenter i starten, så du kan prioritere udarbejdelsen af SOP'erne. Når alt kommer til alt skal du starte et sted og starte med de vigtigste midler, at i det mindste disse vil blive gjort. Du skal muligvis revidere disse første dokumenter efter at have støttet SOPS er skrevet. Det er afgørende, at SOPS ikke er i konflikt med hinanden.

Bryd de enkelte procedurer og politikker ned i de separate opgaver, der er involveret i udfyldelsen af hvert dokument. I din oversigt skal du tilføje underopgaver for hvert dokument, så trinene er klare, logiske og i rækkefølge. På denne måde skriver dokumenterne sig selv næsten. Sørg for kun at tilføje kun de bredeste trin. Hvis du skriver din SOPS for detaljeret, er der for meget af en chance for at have afvigelser. Ikke en god ting.

Interview personalet, der udfører opgaverne. Glem ikke det værdifulde input fra de medarbejdere, der i øjeblikket gør opgaverne. SOP'erne skal dokumentere, hvordan tingene er færdige, og det er folkene i den know. Så spørg arbejdstagerne og ikke ledere at gøre noget udkast til udkast til dokumenter. De kan altid styrkes af en teknisk forfatter.

Udfyld din oversigt med mere detaljerede procedurer for dit personale at følge. Det er bedste praksis at holde det enkelt, når du skriver politikker og procedurer. Det er også almindeligt accepteret praksis at skrive på femte klasse amerikansk niveau - det betyder at en femte grader skal kunne læse og forstå hvert ord.

Beslut om hvem der vil underskrive procedurerne og politikkerne. Afmeld skal indeholde nogle navne på højt niveau, så cheferne er opmærksomme på, hvordan ting gøres. Nogle organisationer driver enhver politik og procedure gennem Human Resources Department eller deres juridiske afdeling for at sikre, at ingen love brydes.

Kald et evalueringsmøde for at samle alle signatarer i ét rum for at diskutere politikken. Hvis det overhovedet er muligt at få alle parter sammen i ét rum til at diskutere en bestemt politik, vil dokumentet blive fremad i et meget hurtigere tempo end at overføre det og bede om kommentarer. Hvis du virkelig ønsker at fremskynde tingene, skal du sætte et mål om at have SOP underskrevet i slutningen af mødet.

Sign, dato, version kontrol og cirkulere de færdige procedurer og politikker. Overvej at give hver medarbejder en medarbejderhåndbog, som kan opdateres med de reviderede dokumenter efter behov. Faktisk oprette en politik og procedure for håndtering af notebooks, herunder revision af medarbejderhåndbøgerne med jævne mellemrum for at sikre, at alt personale skal være ajourført.

Gennemgå de eksisterende godkendte SOP'er på en tidsplan. Hvert SOP bør revideres enten årligt eller mindst to gange om året for at sikre, at praksis og politikker ikke er ændret. Sørg for at få friske signaturer og datoer, så hvis der revideres, er der et klart papirspor af tilbage versioner.