En virksomheds politikker og procedurdokumenter er en nøglefaktor for at opretholde effektivitet, konsistens og klar kommunikation. Nogle virksomheder vælger at oprette individuelle dokumenter til forskellige procedurer, mens andre samler alle politikker og procedurer i en manual, som de præsenterer for hver medarbejder. Vel dokumenterede politikker og procedurer giver fordele til medarbejdere, kunder og virksomheden.
Angiv forventninger
Selskabspolitikker sætter ofte forventninger til medarbejderadfærd på emner som tilstedeværelse, aktualitet, kleskode, sikkerhedsregler og mere. Politiske og procedurdokumenter angiver ofte virksomhedens ansvar for medarbejderne, herunder ligestilling, ferie og syge tid, familieorlov mv. Beskæftigelseskontakter og tilbudsbreve kan henvise til firmaets politik og procedurhåndbog (eller medarbejderhåndbog) og angive, at medarbejderen indvilliger i at overholde reglerne i håndbogen. Nogle virksomheder kræver, at nye medarbejdere underskriver en formular, der angiver, at de har modtaget manualen.
Opmuntre effektivitet
Den mest effektive måde at opnå et mål på er det ultimative grundlag for virksomhedens processer. Det er måske ikke den nemmeste eller hurtigste måde, men det er den mindst arbejdskrævende måde at nå målet på uden at ofre kvalitet, risikere eller ignorere lovmæssige krav. Teoretisk set, hvis hver medarbejder følger den fastsatte procedure for hver opgave, vil selskabet hver gang opfylde alle mål på den mest effektive måde. I virkeligheden er den foretrukne procedure muligvis ikke mulig hver gang, så mange processer indeholder faktisk en specifik politik om, hvordan man håndterer en sådan situation. Dette kunne omfatte godkendelse fra et højere niveau eller blot yderligere dokumentation.
Opmuntre konsistens
Konsistens opdrætter generelt effektivitet. Når folk gør ting på samme måde hver gang, bliver de til sidst i stand til at fuldføre processen på kortere tid, hvilket betyder at de kan gøre mere arbejde i samme tid. Konsistens udbreder også tilliden. Konsekvente metoder sikrer kunderne, at virksomheden vil håndtere deres konti med samme omhu og præcision under hver interaktion. Konsistens hjælper både medarbejdere og kunder med at vide, hvad de skal forvente, når de står over for en given situation.
Bliv juridisk
Lovgivninger, regulerende organer eller forsikringsselskaber kræver, at virksomheder dokumenterer og distribuerer nogle processer og procedurer. For eksempel kræver de fleste stater, at virksomhederne har en fast proces til håndtering af arbejdstageres erstatningskrav og for at sikre, at alle medarbejdere ved, hvordan processen fungerer. Forsikringsselskaber og reguleringsorganer som OSHA kræver, at virksomhederne detaljerer sikkerhedspolitikker, især i et fremstillingsmiljø. Inkludering af disse oplysninger i et proces- og proceduredokument gør det muligt for virksomheden at opfylde distributionskravene.
Kommuniker effektivt
Et firma kan have mange medarbejdere, flere lokationer og / eller medarbejdere, der arbejder forskellige skift. Medarbejdere vil forlade virksomheden, og nye medarbejdere vil blive medlem af virksomheden. Den nemmeste måde at kommunikere forventninger og processer til alle medarbejdere uden at savne nogen, efterlader information eller er inkonsekvent, er at skrive og distribuere et formelt politisk og procedurdokument. At sikre, at alle har adgang til de samme oplysninger, hjælper også med at beskytte virksomheden mod ubegrundede uretmæssige opsigelsesdrag.
