De fleste virksomheder udarbejder et årligt budget, der også almindeligvis omtales som en årlig plan. Topledelsen, især administrerende direktør, er ansvarlig for godkendelsen af det endelige budget, som så bliver vejledningen til driften af virksomheden. Godkendelsesprocessen kan nogle gange tage længere tid end selve forberedelsen af budgettet, fordi der skal træffes vanskelige beslutninger om prioritering af udgifter. At træffe disse beslutninger kræver en betydelig frem og tilbage diskussion blandt ledelsen.
Budgetkonsolidering
I virksomheder, der er store nok til at have afdelinger eller opdelinger, er lederne af disse funktionelle enheder ansvarlige for at forberede deres egne budgetter, som de sender til finansafdelingen. Afdelingsbudgetterne konsolideres af finansansatte for at oprette budgettet for virksomheden som helhed. Budgetprocessen starter ofte med øverste ledelse, der giver retningslinjer for divisionsledere at bruge, såsom antagelser om, hvad det økonomiske miljø vil være i det kommende år. Om en leders budget bliver godkendt eller ej, er ofte en funktion af, hvor tæt han følger de givne retningslinjer. Hvis øverste ledelse forsøger at holde omkostningerne nede, vil en leder, der foreslår en forhøjelse på 20 procent for hans afdeling, sandsynligvis skulle revidere sit budget.
Anmeldelse af Finansansatte
Finansafdelingen gennemfører de indledende vurderinger af afdelingsbudgetterne. De analyserer de foreslåede udgifter, eller i tilfælde af indtægtsproducerende afdelinger, de antagelser, der anvendes til at udarbejde indtægtsprognosen. De ser efter betydelige afvigelser fra sidste års budget. Deres mål er at sikre, at hvert budget er rimeligt og opnåeligt. De ønsker også at identificere potentielle budgetnedskæringer, hvis øverste ledelse beslutter, at de samlede foreslåede udgifter til virksomheden er for høje.
Anmeldelse af Top Management
Topledelsen ser på det konsoliderede budget og afgør om indtægts- og resultatprognoserne er i overensstemmelse med de mål, de fastsætter for det kommende år. Hvis det forventede overskud ligger under det, de forventer, skal virksomheden enten bestemme måder at generere ekstra indtægter på eller lave nedskæringer for at forbedre bundlinjen. Analysen fra finansministeriet er yderst nyttig til at hjælpe dem med at identificere de områder, der kræver yderligere forklaring fra divisionsledere - eller udgifter, der bare virker for høje og kan skæres.
Diskussion med Division Managers
Overordnet ledelse mødes med hver divisionschef, nogle gange med en finansiel medarbejder til stede, for at få en bedre forståelse af de budgetansøgninger, som lederen har indsendt. Divisionschefen skal være forberedt på at forsvare sine anmodninger. Topledelsen skal veje konsekvenserne af store budgetnedskæringer. Kutting af markedsudgifter til eksempel kan have en negativ indvirkning på fremtidige indtægter. Den øverste ledelse har den vanskelige opgave at sikre, at hver afdeling har de ressourcer, den har brug for til at fungere effektivt, samtidig med at de samlede omkostninger er lave nok til, at virksomheden kan bevare rentabiliteten.
At træffe de hårde beslutninger
En afdelingsleder kan ikke være tilfreds med sit endelige budget, hvis han ser top management gjort betydelige nedskæringer. Men forhåbentlig øverste ledelse meddelte årsagerne til disse hårde beslutninger. Når budgetgodkendelsesprocessen afsluttes, skal hver leder føle sig ret behandlet. Ideelt set føler han, at han har rigelige ressourcer til at nå sine afdelingsmål og som følge heraf er klar til at gøre en maksimal indsats i det kommende år.
