Når et firma bruger penge til at betale en udgift, hvad enten det er kontant, check, elektronisk overførsel eller anden metode, er det kendt som en kontant udbetaling i regnskabsverdenen. En kontant udbetalingsrapport er en oversigt over hver transaktion, der har medført kontant udbetalt af selskabet af en eller anden grund. Rapporten genereres typisk af en virksomheds regnskabspakkepakke, som f.eks. QuickBooks.
Tips
-
Kontantbetalingsrapporten er en oversigt over alle de enkelte transaktioner, der involverer kontant udbetalt af en virksomhed.
Hvad er en kontant udbetaling?
Kontantbetalinger repræsenterer de individuelle omkostningstransaktioner, der udgør de samlede omkostninger, der vises på en virksomheds resultatopgørelse. Dette omfatter betalinger til lønninger, lagerbeholdninger, udenfor juridiske tjenester, bygningslejen og alle andre udgifter, som virksomheden indtræder. Når virksomheden betaler fakturaer, registrerer den betalingerne til et kontante udbetalingsjournal i sit regnskabssystem.
Selskabets resultatopgørelse viser kontantudbetalingerne på et højt niveau, og udgifterne vises i forskellige tidsperioder afhængigt af om selskabet anvender pengestrømsopgørelse eller periodisering.
Cash Disbursement Journal
Ved bogføring bruges udtrykket "journal" til at beskrive en liste over registrerede transaktioner, der er adskilt efter type. En virksomhed bruger typisk flere tidsskrifter i sit regnskabssystem, som et salgsklima, kontantindtægter, kontantudbetalinger og en almindelig tidsskrift. I mange regnskabspakker kan brugerne ikke se de enkelte tidsskrifter.
Disse transaktioner bogføres i selskabets generelle tidsskrift, fordi når en bruger genererer checks eller indtaster fakturaer til systemet, indføres der automatisk indlæg til hver enkelt tidsskrift og overføres derefter til den almindelige tidsskrift. Dette har elimineret behovet for manuelt at registrere transaktioner i en individuel journal, såsom kontante udbetalingsdagbog. Når bogføringstransaktioner blev registreret for hånd, ville indtastningerne manuelt være registreret i en kontant udbetalingsjournal først og derefter overført til en almindelig tidsskrift.
Beskyttelse af selskabets kontanter
En af de vigtigste anvendelser for en kontant udbetalingsrapport er at medvirke til at opretholde stramme interne kontroller over de kontanter, der forlader virksomheden, så den ikke ender i de forkerte hænder. Dette er en del af en større proces med kontante interne kontroller, som omfatter mange trin, som f.eks. Adskillelse af pligter, hvilket betyder, at ingen finansielle transaktioner håndteres fra begyndelsen til slut af kun én medarbejder.
Kontantbetalingsrapporten kan give virksomhedsejere nødvendige oplysninger om udgifter til at hjælpe med at håndtere dem over tid. For eksempel viser det, hvor meget der blev brugt på lager i måneden, det beløb, der blev brugt på personale lønninger, leje og lejemål og udgifter til eksterne ydelser. Kontantbetalingsjournalen kan bruges som en ressource til at planlægge fremtidige kontanthåndteringsbeslutninger. Rapporten giver også et detaljeringsniveau, der er nødvendigt for at forhindre, at nogen i virksomheden misbruger eller misdirecterer kontanter. Hvis du f.eks. Gennemgår rapporten over tid, kan du hjælpe med at spore betalingsmønstre for at se usædvanlig aktivitet eller få øje på og kontrollere store udbetalinger for at sikre, at de er legitime.
Når virksomheden udbetaler kontanter, skal den altid bruge en fortrykt, nummereret check og have politikker på plads, hvem i selskabet kan godkende checkbetalinger. Når et firma betaler fakturaer, bør det også markere dem som betalt for at forhindre samvittighedsfulde eller fejlagtige dobbeltbetalinger. Gennemgang af kontantudbetalingerne hver måned er en effektiv måde at fange dette og andre problemer på.
Det er vigtigt for et firma at have et meget begrænset antal mennesker, måske tre eller fire maksimum, som har beføjelse til at underskrive virksomhedskontroller. Hvis en usædvanlig udbetaling viser på en kontant udbetalingsrapport, bliver det et simpelt spørgsmål at spore checkkopien og tale med den person, der underskrev checken for at bekræfte transaktionen. Check underskrivere skal have et betydeligt og passende autoritetsniveau inden for virksomheden.
