Regelmæssigt planlagte personale briefing sessioner er et vigtigt kommunikationsværktøj. I stedet for at stole på notater eller e-mail, tager du en ansigt til ansigt tilgang. Dette giver ikke kun mulighed for at give relevant information, men også at besvare spørgsmål og afklare potentielle misforståelser. I modsætning til andre typer møder fokuseres briefingsessioner typisk på forretnings- eller projektoperationer og varer ikke mere end 15 minutter til 30 minutter.
Grundlæggende regler
Selvom orienteringsforløb ofte er uformelle, bør der stadig gælde grundregler for god adfærd og kommunikation. En kort tidsramme gør det afgørende at etablere regler, der sikrer, at andre lytter, når nogen taler, der holder kommunikation til det punkt og professionelt, og det opfordrer til spørgsmål og produktiv tilbagemelding. Derudover skal medarbejdere forstå, at dette ikke er stedet at diskutere virksomhedspolitikker eller -beslutninger, fordi briefingsessioner fokuserer på at levere opdateringer og andre relevante oplysninger.
Arbejde fra en forudbestemt dagsorden
Klargør en dagsorden lige før sammenlægningen begynder. Dette er nødvendigt for at sikre, at briefingen indeholder både standardartikler og eventuelle nyheder. For eksempel kan en dagsorden for en forhåndsskiftpersonel briefing omfatte jobopgaver, planlægning af tilpasninger og oplysninger om begivenheder, der fandt sted under det foregående skift. Du kan enten distribuere dagsordenen eller bede medarbejdere om at tage notater. Målet er at holde dig på rette spor, og sørg for at briefingen er gavnlig.
Start med en Bang
Tilbring de første to minutter af hver briefing energizing og motiverende medarbejdere. Start med gode nyhedsmeddelelser, som f.eks. Lykønske holdet med at opfylde salgsmålene den foregående dag, byde velkommen til en ny medarbejder eller tilkendegive datoen for en medarbejderstæringsdag. Ifølge Albert Mensah, en professionel træner og forfatter, er det ikke lige så vigtigt, at du taler om, om det giver en motivationsvirkning.
Reserve spørgsmål til slutningen
Reserve størstedelen af tiden til at distribuere oplysninger. Fortæl medarbejdere, at du vil tage spørgsmål og afklare oplysninger i slutningen, ikke under orienteringen. Dette er vigtigt både for at sikre dig, at du holder dig inden for tidsrammen og holder alles opmærksomhed fokuseret på de foreliggende oplysninger. Hvis du ikke kan besvare et spørgsmål med det samme, skal du få svaret, når briefingen er over, og følg så hurtigt som muligt, især til tidsfølsomme spørgsmål.
