Team briefings er effektive møder bruges til at formidle information til forskellige afdelinger og grupper inden for en organisation. Gennemførelse af en briefing session kræver, at du er så organiseret som muligt og har en fastsat dagsorden, fordi de mest relevante oplysninger skal udstedes uden at spilde tid. Øvrige oplysninger, der ikke passer, kan gemmes til et andet møde. Briefing sessioner giver også medlemmer mulighed for at tilbyde ideer og opdateringer, hvis de er struktureret korrekt.
Udarbejd en dagsorden med det specifikke tidsrum hvert emne vil blive diskuteret. En dagsorden hjælper med at holde alle på opgave, og giver dem mulighed for at kende på forhånd, hvad de skal forvente i briefingen. Angiv kun vigtige og relevante oplysninger på din dagsorden. Forlad tid i slutningen af dagsordenen til gruppediskussion.
Kontakt deltagere i forvejen via e-mail, fax eller telefon, så de kan forberede deres materiale, der skal drøftes i mødet. Du kan tillade forskellige medlemmer at bidrage til forskellige dele af briefingerne. Giv dem rigelig tid til forberedelse og giver dem også en tidsramme, så de oplysninger, de giver, er koncise og passer til den tildelte del af din dagsorden.
Start dit møde med gode nyheder, som de fremskridt, organisationen eller afdelingen gør. Diskuter eventuelle fremtidige politikker og procedurer, der vil blive gennemført. Vælg enkeltpersoner, som vil være integreret i de fremtidige planer, du præsenterer, og listen over opnåelige mål, der skal opfyldes inden næste briefing.
Tildel yderligere minutter til eventuelle åbne spørgsmål eller bekymringer, der kan diskuteres. Du har måske ikke forventet disse emner, når du oprindeligt udarbejdede din dagsorden. Yderligere tid tillader også medlemmer at informere dig om eventuelle fejl eller problemer, som kan forhindre dem i at opnå en bestemt opgave ved den næste briefingsession.
