Forretningsscenariet er nu projektbaseret. Projekter involverer tværfunktionelle hold, og mangfoldighed af mening hjælper med innovation. Formålet med mange forretningsprojekter er at opfylde og overstige kundernes forventninger. Integreret projektstyring er den nye forretningsmantra, hvor projektstyring er en integreret proces af udførelsen af den strategiske plan. Forståelse af processen i et projekt livscyklus er afgørende for alle arbejdsområder, da det betyder bedre effektivitet.
Projekt Definition
Virksomheder er ofte afhængige af "projekter" for at tilfredsstille kundernes behov. Et "projekt" skelnes fra hverdagens rutineaktiviteter og langsigtede "programmer" af visse karakteristika. For at kunne kaldes et "projekt" skal en opgave have et specifikt mål, bør det være en engangsindsats med en fast levetid. Projekter har også præstationsspecifikationer og er begrænset af tid, penge, arbejdskraft og andre ressourcer. Hvert projekt livscyklus er kendetegnet ved fire faser: det definerende stadium, planlægningsfasen, gennemførelsesstadiet og leveringsfasen.
Projektledelse
Projektledelse er processen med planlægning, planlægning og kontrol af projekter. Flere faktorer har ført til øget vægt på effektiv projektstyring. Øget global konkurrence har ført til komprimerede produktlivscykler. Virksomheder beskæftiger sig med kortere "time to market" produktudviklingsscenarier. Videneksplosionen med fælles informationsnetværk og øget kundefokus har bidraget til større kompleksitet i form af projekter. Dette kræver en effektiv styring af tværfunktionelle projektteam. Virksomheder udfører også adskillige projekter samtidigt. Derfor er ressourcefordeling og effektiv projektstyring af strategisk betydning.
Planlægning
Planlægning i forbindelse med et projekt indebærer at give en køreplan for korrekt gennemførelse af projektet. Planlægningsprocessen indebærer at definere projektet, herunder det foreslåede resultat af projektet. Planlægningsprocessen involverer også klart at definere projektets mål og målsætninger, kvalitetsspecifikationer, budget- og tidsoverslag og kontrolparametre. Kort sagt er planlægningsfasen et stadium til at gennemgå og bekræfte projektets mål og retningslinjer og løse eventuelle underminerende problemer. Beredskabsmetoder er også designet under planlægningsprocessen for at undgå faldgruber. Ideelt set bør planlægningsprocessen involvere alle holdmedlemmerne.
Planlægning
Planlægningsprojekter indebærer at nedbryde projektet til klart definerede enklere opgaver. Dette kaldes også "arbejdsopdelingsstrukturen". Denne struktur gør det muligt for holdmedlemmerne at forstå et komplekst projekt med hensyn til simple opnåelige opgaver. Planlægning indebærer også at overdrage disse opgaver til det relevante personale og fastsætte tids-, penge- og andre ressourcebegrænsninger for hver opgave. Hvis projektet f.eks. Er at organisere en konvention, vil arbejdsopdelingsstrukturen indebære opgaver som f.eks. Booking af en hal eller trykning af brochurer. Specifikke mennesker tildeles hver opgave med tid, penge og kvalitetsmæssige begrænsninger.
Kontrollere
Udførelse af projektet indebærer at håndtere uventede begivenheder. Selv om der etableres en klar plan og planlægningsproces minimerer tvetydigheder, skal projektlederen udvise omhyggelig kontrol med henblik på at bevare tid, kvalitet og budgetkrav. To elementer i projektstyring indebærer etablering og opnåelse af klart definerede projektmilestre og opretholdelse af klare kommunikationslinjer. Milepæle hjælper med at overvåge fremskridt, og kommunikation hjælper med at overvåge og forbedre teamindsatsen.
