Hvert firma, uanset industrien, har administrative opgaver, der skal håndteres for at virksomheden kan køre effektivt. Disse opgaver udføres ofte af en sekretær, receptionist, administrativ assistent, executive assistent eller kontorchef. I mindre virksomheder, hvor sådanne roller måske ikke eksisterer, skal medarbejderne arbejde sammen for at sikre, at de administrative opgaver gennemføres.
Lagring af oplysninger
At indgive vigtige dokumenter på passende steder i tide er en administrativ opgave, der omfatter at placere mapper i filskabe eller dokumenter i online dokumentstyringsprogrammer. Nøjagtige arkiveringssystemer sikrer medarbejdere adgang til regnskaber, klientoptegnelser og forskning.
Finde oplysninger
Undersøgelse af information til kunder, ledere og medarbejdere enten online, i arkiveringssystemer eller i bøger er en væsentlig administrativ opgave, der hjælper virksomheder med at få de oplysninger, der er nødvendige for at starte og afslutte projekter. Disse oplysninger er ofte udarbejdet, opsummeret, distribueret til de nødvendige personer og præsenteret i en rapport eller et regneark.
Besvarelse af telefoner
Uanset om du ejer et reklamebureau eller et vaskeri, vil kunderne ringe til spørgsmål om produkter og tjenester, driftstimer, anmodninger om information eller spørgsmål om priser. At besvare disse opkald og opfylde kundernes behov er en administrativ pligt, som kan påvirke en virksomheds succes eller fiasko. Ineffektiv kommunikation med potentielle kunder kan efterlade et dårligt indtryk af organisationen. Det er vigtigt, at den person, der udfører denne administrative pligt, er personlig, høflig og vidende om virksomheden.
Hilsen Besøgende
Når en besøgende går ind på et kontor, sidder en receptionist eller sekretær sædvanligvis ved døren for at sige "hej" velkommen den besøgende til jobstedet, bistå med spørgsmål og henvise ham til den relevante person, kontor eller division. Uanset om det er en leveringsperson, der taber en pakke eller en kunde kommer ind til en planlagt aftale, er hilsen besøgende en væsentlig administrativ opgave.
Købsudstyr og tilbehør
Opbevaring af forsyningsrum og skabe med papir, kuglepenne og andre kontorartikler er en administrativ pligt. Opgaver, der er tildelt disse stillinger, omfatter at tage ordrer fra andre medarbejdere, spore ordrer, sprede varer ved ankomsten og håndtering af fakturaer, normalt i forbindelse med finansholdet.
Opret og administrer skriftlige meddelelser
Udover at sammensætte e-mails og forretningsbrev til oprettelse af rapporter, regneark og databaser omfatter administrative opgaver også oprettelse og styring af distributionen af disse skriftlige meddelelser. Uanset om disse meddelelser er for medarbeiderne eller klienterne, udføres opgaverne ved hjælp af tekstbehandlings- og regnearkprogrammer for at skabe professionelle, koncise dokumenter.
Mødeforberedelse
Opstilling af konferencelokaler og mødelokaler, catering til arrangementer, bestilling og opstilling af audiovisuelt udstyr og forberedelse af dagsordener falder inden for kategorien administrative funktioner. Disse nøgleopgaver er afgørende, når virksomheder har konferencer eller klientmøder på eller væk fra kontoret.
