Administrativt personale får aldrig ære eller berømmelse, men uden dem er arbejdspladser dømt til ineffektivitet og stagnation. Kvalitetsadministratorer gør forskellen i, hvor effektivt andre gør deres job. De yder støtte og konfronterer den endeløse strøm af bag-scener opgaver, der gør ethvert selskab funktion.
Hvad er en administrativ assistent?
Administrative assistenter udfylder en række roller i kontorindstillinger. Deres job kan wade ind i den personlige assistent kategori, hvis de er dedikeret til en executive eller de kan være nøglen til et vellykket, summende lille kontor hvor de alene håndterer opkald, papirarbejde og andre opgaver til støtte for hele arbejdsstyrken.
De fleste administrative assistent job indebærer håndtering af email, fielding telefonsamtaler eller placering af opkald til kunder og andet personale, wrangling papirarbejde og styring arkiveringssystemer. Ofte vil de være involveret i ombordstigning af nye medarbejdere. De kan styre tidslinjer for kontoret eller øverste ledere, lave aftaler og holde sig på kalendere. De vil ofte beskæftige sig med regelmæssigt planlagte vedligeholdelsesudnævnelser, som f.eks. At sikre, at vandvirksomheden kommer til at rense vandkøleren og andre rutineopgaver.
De endelige detaljer af en administrativ assistent er afhængige af firmaet og de mennesker, de arbejder for. Hvis de arbejder i et regnskabskontor, kan de have brug for faglig viden om regnskabsprocedurer. Hvis de er i et fjernsynsproduktionsselskab, skal de vide film- og tv-produktionen. For et reklamebureau skal de have grundlæggende kendskab til annonceopkøb og beskæftige sig med reklamer og klienter.
Administrativ assistent job kan være en god måde at få et overblik over, hvad et firma gør, og det er muligt at arbejde sig op i andre job eller få en fornemmelse for, hvilke roller der passer bedst til dem. På den anden side er der karriere administrative assistenter, der elsker de varierede tilbud og hurtige tempo, jobbet bringer til deres dage.
Hvad er administrative assistenters opgaver?
Det er muligt at få en god administrativ assistent job med bare en high school grad, men nogle college hjælper, især for job under ledere. Mere vigtige er jobspecifikke færdigheder, som at have god kommunikation både skriftligt og mens du taler siden så meget emailing og telefonhåndtering er involveret. Adgangskrævende skal ofte have god takt og diplomati, da de skal håndtere irate kunder eller være den neutrale part mellem medarbejderne på deres kontor. Men alle deres kommunikationsfærdigheder vil være meget, hvis de ikke er gode lyttere med et hoved for detaljer.
Computer færdigheder er et must, herunder at vide, hvordan man bruger programmer som Microsoft Word, Excel og Outlook. Dataindtastning kan være en påkrævet opgave, og det vil være muligt for en administrator at lykkes i deres rolle hurtigt at beherske alle programmer, virksomheden bruger, f.eks. Databaseadministration eller teamsamarbejdsapps.
Forståelse af alle aspekter af mailing vil normalt være påkrævet, og det kan medføre at kende en måde omkring USPS til håndtering af daglige post- og arbejdsbrevsmaskiner, men også kendskab til kurvesystemer som FedEx, UPS og endda hvordan man indkalder lokale cykelkurer.
De mindre strålende administrative opgaver indebærer at holde kontoret godt lager med forsyninger. Fra papir til printer blæk og kuglepenne er disse ting forsyningsskelet på et kontor fungerende godt, og det er administratorassistentens domæne. Det samme gælder håndtering af vedligeholdelse og vedligeholdelse af kontorudstyr som kopimaskiner, computere og meget mere. De behøver ikke nødvendigvis at rette disse ting, men lidt problemløsning går langt, og resten af tiden kan de ringe til IT-afdelingen eller nå ud til at reparere folk.
Hvilke kvaliteter har administrativt personale brug for?
At have en professionel opførsel og udseende, der går i indgreb med virksomhedens image, går langt i dette job, fordi administrative assistenter ofte er "front face" af et firma eller det første indtryk, man får en executive, da de arbejder på disse skriveborde.
At være organiseret er kritisk. Administrere alle disse skemaer, tilbagevendende opkald, udgivelse af notater, opdatering af regneark, vedligeholdelse af arkiveringssystemet - disse kræver god organisatorisk færdigheder og evnen til løbende at forblive på toppen af mange ting. Tilknyttet er selvfølgelig tidshåndteringsfærdigheder, fordi deadlines er konstante, og hvis en kontrakt sendes for sent, eller et opkald ikke returneres hurtigt, kan det medføre, at uvurderlige forretningsaftaler falder sammen.
At være god i teamwork er kritisk, da det er hvad support staffing roller handler om, men det er så alene. At være på toppen af projekter og være selvstarter er afgørende, og det er obligatorisk at gøre det i et travlt miljø med konstante afbrydelser. Dage er fyldt med opkald, folk har brug for hjælp og popup-opgaver, der kræver øjeblikkelige løsninger, men der er stadig de igangværende projekter, som alle også har brug for færdiggørelse, og administrationspersonalet skal udmærke sig begge dele.
Hvilke færdigheder er værdifulde?
Udover de standardmæssige daglige færdigheder, der er nødvendige for en vellykket karriere inden for administrativt supportarbejde, er der mange andre færdigheder, som kan adskille en fra pakken og give dem en fordel på højere betalende, mere elusive admin job.
At være tosprogede eller flersprogede er en fantastisk færdighed at have. At kende spansk, tysk, kinesisk, indisk eller andre sprog, der er fælles i national eller international virksomhed, kan gøre en administrator ekstremt værdifuld, og disse roller betaler ofte også højere.
Nogle andre potentielt værdifulde færdigheder omfatter kendskab til sociale medier, der har grundlæggende i regnskabsføring, er dygtige i at skrive rapporter og analysere data og have en vis forståelse for lovlighed og kontrakter.
I sidste ende bør administrative assistenter søge job i karriereområder af interesse for dem. Enhver, der elsker loven, bør arbejde i et advokatkontor, fordi de skal lære lidt om erhvervet at udføre effektivt der. Ligeledes bør en person, der ikke kan lide medicin, ikke stræbe efter at arbejde på en lægekontor. Jo mere man ved om virksomheden udført på arbejdspladsen, jo mere værdifulde bliver de som assistent, og jo højere vil deres chancer være at blive fremmet.
Hvad tjener administrative assistenter?
Administrativ assistent job varierer enormt og kompensation stiger afhængigt af omfanget af deres jobansvar, deres erfaring og anciennitet hos dem, de hjælper. Så vil en administrativ assistent til et lille kontor tjene mindre end en til en højtydende, hurtig deling af et reklamebureau, og de vil begge tjene mindre end en administrerende administrativ medarbejder, der udelukkende arbejder for en administrerende direktør.
Ifølge Indeed.com, når gennemsnittet af de lønninger, der tilbydes i jobannoncer i oktober 2018, modtog adgangsadministrative assistenter $13.05 pr. time eller ca. $28,000 årligt. På den anden side rapporterer Salary.com, at en erfaren junior administrativ assistent i gennemsnit tjener $40,588, fra september 2018. Det samme websted rapporterer den gennemsnitlige løn for en administrerende direktør som administrativ assistent som $77,913, men top-range lønninger inklusive benefit pakker gik så højt som $95,219.
Fremtiden for administrative assistenter
Teknologien ændrer sig hurtigt, hvilket gør vores liv mere produktive, organiserede og hurtige end nogensinde. Man kan tro, at dette truer fremtidens administrative assistent job, men det er ikke tilfældet. Faktisk giver det på nogle måder dem endnu flere muligheder.
I dag er "virtuelle assistenter" en stigende karriere. Evnen til at arbejde eksternt og være i kontakt via telefon og video med deres arbejdsgivere gør det muligt for assistenter at arbejde for mennesker rundt om i verden. Dette er en voksende karrieremuligheder for dem, der ønsker at arbejde hjemmefra eller i udlandet. Nogle VA'er arbejder direkte for virksomheder, nogle er ansat af tredjeparter, og mange er nu selvstændige og arbejder deltid for to eller flere arbejdsgivere om ugen. At være en succesfuld VA kræver endnu mere selvstart og flid, fordi arbejde på afstand betyder, at du behøver at holde motivet på egen hånd.
Også i traditionelle kontorer har administrative assistenter intet at frygte - deres job vil fortsat være nøglen til enhver arbejdspladss succes. Hvad der kan ændre, er det niveau af computerfærdighed, som de forventes at have, da automatisering og digital afhængighed fortsætter med at stige, så de, der holder op med tendenser og teknologier, vil have en fordel i forhold til deres jævnaldrende.
