Uanset om du driver et galleri eller sælger din egen kunst, kan en faktura være din sidste forbindelse til en køber. Valg af et format, der koordinerer med dit brevhoved og understøtter dit brandbillede, gør dine fakturaer til marketingværktøjer, der giver et godt indtryk. Du kan tilpasse skabeloner, der findes i tekstbehandling og dedikeret faktureringssoftware, eller oprette din egen. Dit layout skal dog resultere i et rent, letlæseligt dokument, der grupperer relateret information sammen.
Opret nummereringssystemer
Udvikle et job- eller projektnummereringssystem til at organisere kundeoplysninger, spore udgifter og identificere arbejde sendt til printere, rammebutikker og andre leverandører på vegne af dine kunder. Creative Public anbefaler et system, der indeholder et nummer og en kort beskrivelse. For eksempel kan 15-003-05-Ceramic-Smith være det tredje projekt, du havde i maj 2015 for en kunde ved navn Smith. Under dette system vil du tildele 15-067-09-ArtFest til dit 67. projekt i september 2015.
Opret et separat nummereringssystem for at identificere dine fakturaer. Nummerering fakturaer gør afslutningen af skat forberedelse og tracking betalinger lettere, og giver klient regnskabsafdelinger nødvendige referencenumre. Vælg en årssekvenskombination som foreslået af Smashing Magazine, som f.eks. 2015015 for den 15. faktura, der er skrevet i 2015, eller en klientreference plus et sekventielt nummer for den klient, som f.eks. TA025, til Time Advertisings 25. projekt med dig.
Tildel et jobnummer og et fakturanummer til det arbejde, du ønsker at fakturere.
Forbered overskriften
Indtast ordet "FAKTUR" øverst på siden, hvis din skabelon ikke allerede har den.
Grupper dit logo, galleri / studie navn eller dit navn og adresse samt nøgle kontaktoplysninger som dit telefonnummer, e-mail-adresse og webadresse sammen i ét afsnit.
Indtast din kundes oplysninger, herunder firmaets navn, navnet på den person, der købte arbejdet, samt deres adresse og telefonnumre.
Indtast transaktionsdetaljer
Tildele et afsnit i den øverste halvdel af siden for at notere datoen, fakturanummeret, kundens indkøbsordrenummer, hvis det er tilgængeligt og det jobnummer, du har tildelt arbejdet
Tilføj det skyldige beløb og dine betalingsbetingelser, som "Betalbar ved modtagelse" eller "indrammet lærred leveret efter modtaget betaling", når levering er betinget af at opfylde det skyldige beløb.
Beskriv rettighederne klienten køber - til digitale værker - som f.eks. "Kun engangsbrug." Alle genoptryk og andre rettigheder vender tilbage til kunstneren efter 30 dage. " Kunst advokatfirma Stropheus anbefaler at notere, at du bevarer retten til første afslag, hvis køberen ønsker at videresælge dit arbejde.
Giv dit føderale EIN - arbejdsgiver identifikationsnummer - eller dit Social Security nummer som gallerier, museer og erhvervskunder har brug for disse oplysninger til skatterapportering.
Angiv de betalingsmuligheder, du tilbyder, f.eks. Check, PayPal, kvadrat eller kreditkort, og angiv eventuelle kontooplysninger, der er nødvendige for, at kunden kan betale dig.
Komplet afsnit for afgifter
Begynd dette afsnit med en sætning som "Tjenester udført som følger:".
Beskriv opgaven med tilstrækkelig detaljer, at beskrivelsen vil blive forstået af andre senere. For eksempel, i stedet for "Træningskunst", skriv "10 pen og blækillustrationer til håndlæseren".
Bemærk din gebyrstruktur som enten en flad eller timepris plus det tilsvarende dollarbeløb. Sørg for at inkludere antallet af fakturerbare timer ved prissætning pr. Time. Tilføj den samlede annonceafgift for dette afsnit.
Angiv eventuelle udgifter, som du anmoder om refusion af. Medtag tilstrækkelig beskrivelse, så klienten kan matche hver linjepost med støtteindtægter, du giver. Tilføj en total for udgiftskategorien.
Angiv eventuelle indskud eller forskud, som kunden har foretaget.
Bemærk det samlede beløb, der skal betales, med fradrag af eventuelle modtagne betalinger. Kutztown University of Pennsylvania anbefaler at bruge tal og ord, som "Forfalden beløb: $ 750. Syv hundrede og halvtreds dollars."
Følg Freshbooks 'råd og tilføj "Tak for din virksomhed!" nederst på siden for at øge dine chancer for hurtig betaling.
Tips
-
Brug af et andet nummer end 001 til din første faktura indebærer, at din virksomhed er mere etableret.
Bed kunder om at betale dig under dit navn, medmindre du har en virksomhedskontrolkonto i dit firmanavn eller en "Doing Business As" -konto hos din bank for at undgå problemer med check-indbetaling.
