"Bedre at få det skriftligt" er blandt de mest talte advarsler i erhvervslivet. Det skriver, der gør en til at føle sig sikker i aftalen, som om de er beskyttede, fordi alt er tydeligt udtrykt. Når du driver forretninger, kan du forklare dig selv på siden, og det kan gøre en forskel i forhandlinger og kommunikation, ikke kun med erhvervskollegaer, men med kunder og kundeemner.
Hvad er de grundlæggende elementer i kommunikation?
Mennesker kommunikerer tre måder: verbalt, ikke-verbalt og gennem skriftligt ord. Effektivt talende og sikkert ikke-verbalt sprog går langt i at udfalde en aftale i løbet af en frokost eller netværk i en skare, men det er skrivning, der fører listen over jobkompetencer efterspurgt af arbejdsgivere.
Ikke alle kan arbejde et værelse, og ikke alle kan kommandere en side, men hvis du kan mestre både mundtlig kommunikation og effektiv skrivning, er det en karriere en-to slag, som få lander rigtigt.
Uanset om det kommunikerer personligt, via video, i e-mail, på telefonen eller via sociale medier, er det afgørende, at meddelelsen forstås. Men kommunikation er en tovejsgade. At kunne udtrykke sig selv er vigtigt, men lytningen er guld, især i erhvervslivet. Lytning bør være øverst i retningslinjerne for effektiv oral kommunikation. Virkelig at høre (eller læse) hvad dine kollegaer, arbejdsgivere og kunder siger, absorbere det og svare på en måde, der svarer til deres behov og bekymringer, er den største færdighed, du nogensinde vil mestre - og en, der vil være lige så givende i dit private liv.
Hvad er skrevet kommunikation?
Skrivning bruges mere i dag end på ethvert tidspunkt i menneskets historie. Fra Facebook opdateringer og e-mail-blaster til tekstbeskeder og virksomhedsrapporter er ord overalt. Skriftlig kommunikation er noget, der bruger ord og sprog på tryk eller på skærm, væg eller tavle til at formidle en besked.
Hvordan du bruger dine ord kan, og bør variere, afhængigt af den platform, hvorigennem du udtrykker dig selv. I erhvervslivet betyder det at være lidt mere formelt. På Facebook-forretningssider betyder det at være lidt mindre formelt. I e-mails betyder det at være klart men kortfattet. Den legendariske kommunikationsforfatter Marshall McLuhan sagde engang: "Mediet er meddelelsen", og i dag er det stadig sandt, men mediet definerer meddelelserne.
Demystifying Skriftlig Kommunikation
Hver professionel forfatter fortælles ofte af andre, at de er "så heldige", de kan skrive godt, fordi de fleste beklager, hvordan noget går tabt mellem hjernen på siden.
Men at skrive er som enhver færdighed eller talent: jo mere du gør det, desto bedre får du. Må ikke gøre det, og du vil mislykkes hver gang. Når du begynder at skrive mere, gør det langsommere og mere omtanke, og snart får du mere tillid og ordene kommer hurtigere. Journal dagligt til en hjerne dump, fordi dette hjælper dit sind være klarere, hvilket igen hjælper andre skriftlige forsøg.
Og altid, altid redigere. Forskellen mellem en person, der tror, at de næsten ikke kan skrives, og den professionelle forfatter handler ikke kun om færdigheder eller øvelser eller den immaterielle gavegave - det handler også om redigering. De fleste professionelle forfattere redigerer ikke en eller to gange, de redigerer flere gange. Når du redigerer, laver du ikke en anelse om hvad du har skrevet om, og læs det som om du er nogen, der læser den første gang. Læs det, så du hører stemmen i dit hoved, og hvis du snuble på noget, mens du læser det, er det sandsynligt, fordi du ikke har udtrykt det klart. Prøv at omskrive sætningen, omordne det eller finde mere specifikke ord. Og rediger derefter igen.
Hvad er elementerne i effektiv skrivning?
Ordvalg, syntaks, tegnsætning og stil er alle de indlysende elementer i effektiv skrivning. Uden dem er resten ikke set som troværdig.
Men alt det, der er ligegyldigt, hvis der ikke er en god central idé eller et mål bag skrivningen. Hvad er kommunikationen til og hvad skal man forstå? Eller hvad er takeaway i dagens sprog?
Så skal det organiseres godt. Ideen skal introduceres i brede streger i det indledende afsnit og forklares eller beskrives i efterfølgende afsnit. Antag, at den person, der læser det, ikke er så bekendt med emnet og forklarer klart, men uden at være nedlatende. Støtt ideen med bevis eller eksempler eller brug citater, der forstærker den besked, du formidler.
Afslut med at henvise til ideen du udtrykte i åbningen, men undgå at bruge klichéer som "i konklusion".
Lad os f.eks. Sige, at du åbner en arbejds-e-mail med noget som: "I sidste instans er der sket en diskussion omkring ideen om at skabe mere kundeorienteret dokumentation for at forbedre kommunikationen og øge tilliden. Jeg støtter dette forslag, fordi … "En god konklusion vil henvise til denne åbning, som" I sidste ende kan mere kundeorienteret korrespondance virke som et andet tungt ansvar, men jeg tror, at udbetalingen vil komme fra at modtage færre forespørgsler ud af blå og skabe en bedre løbende dialog og større tillid. Jeg glæder mig til at diskutere dette mere detaljeret."
Nyttige Skrivebøger og Apps
Det er uheldigt at blive dømt for ting som tegnsætning, da det ikke kommer let for alle, men virkeligheden er, at folk har tendens til at være mere respekterede og betroede, når de udtrykker sig godt skriftligt.
Hvis du ofte føler dig tabt for ord, fordi du er usikker på din grammatik, syntaks eller tegnsætning, er du langt fra alene.
I dag har software som Microsoft Word grundlæggende redigering til grammatik og syntaks, så brug dem til første udkast. Men der er nye spillere på blokken som Hemingway Editor-appen, som også har et desktop-websted, hvor du kan kopiere og indsætte din skrivning for at se klart fremhævede afsnit, der angiver, hvor du går galt med forslag til forbedring af det. Selv professionelle forfattere bruger denne app.
En række bøger er elskede ved at skrive fordele, ligesom William Strunk's "Elements of Style" og Stephen King's "On Writing _." _
Grundlæggende Business Writing Tips
- Stop og tænk. Forfattere tror, inden de skriver, og det gør hele forskellen i at være klar. Har en plan før du starter. Begraver det ikke. Hold din hovedide foran og midt. Start der, ikke hold det tre stykker ned.
- Hold det billigt og simpelt. Stop med at bruge $ 5 ord - få dine penge værd ved at tale simpelt og tydeligt. Sig "brug", ikke "brug". Brug ikke jargon, prøv ikke at lyde smart, lad dine ideer Vær smart. Hverdags sprog vil udtrykke dine ideer langt bedre, og du vil føle dig mere komfortabel som du skriver - og det vil vise, når andre læser det.
- Spild ikke ord. Brug så få ord som muligt og dræb multi-ord sætninger. "Slutresultat" skal bare være "resultat", og der er så mange flere eksempler. (Microsoft Word er fantastisk til at pege på disse ord-spildende sætninger ud)
- Reducer adjektiver og adverb. Brug bestemte ord. En "fire-dørs bil" er en sedan. Kører hurtigt er "sprinting". Brug en tesaurus til at udvide dine valg.
- Skriv mere og læs mere for at være bedre. At læse flere bøger vil være nyttigt for at få dit hoved i et bedre rum til skrivning. At skrive dagligt, enten i en journal eller i et langt Facebook-indlæg til din virksomhed, vil hjælpe dig med at blive mere sikker på at udtrykke dig selv.
- Kender altid dit publikum. Hvem du skriver for kan og bør ændre hvad du siger og hvordan. Vær opmærksom på hvem der læser dig.
- Send aldrig dit første udkast. Selv professionelle forfattere holder op med at genlæse og omarbejde deres e-mails. Det første udkast er aldrig perfekt.
- Rediger, rediger, rediger, rediger. Redigering vil ændre dit liv.
