Professionelle, såsom revisorer og advokater, skriver ofte breve til kunder om vigtige forretningsmæssige forhold. Virksomheden skal følge visse procedurer for at producere klare og effektive klientbreve. Professionelle skriver klientbreve til en række formål, der omfatter at byde velkommen til en ny klient, diskutere et forretningsmæssigt spørgsmål eller tilbyde rådgivning. Skriv et klientbrev professionelt og gør det nemt at læse, med et klart formål læseren vil forstå.
Brug brevpapir. De fleste professionelle virksomheder bruger brevpapir til alle breve, herunder dem til klienter. Brevpapir indeholder firmaets navn, adresse og telefonnummer.
Adresse brevet. Når du skriver et brev til en klient, skal du skrive det direkte til personen ved at angive personens navn. Det kan begynde med ordet "Kære" efterfulgt af personens navn eller ordet "To." Inkluder en dato øverst på brevet.
Begynd brevet med en kort introduktion. Hold introduktionen behagelig og konversationel. Tak kunden for at bruge din virksomhed og angive årsagen til brevet.
Udvikle brevets krop. Denne del af brevet indeholder oplysningerne til brevets formål. Det kan indeholde råd eller anden information, der er relevant for kunden.
Undgå at bruge udtryk, som kun en professionel i dit eget område ville forstå. Advokater og revisorer bruger ofte udtryk, der er specifikke for deres område, men kan være uvant for kunder. Vælg ord, der er klare for enhver person, uanset deres baggrund.
Bed kunden om at ringe med spørgsmål. En invitation til at kontakte firmaet for yderligere hjælp og information er en standard del af alle klientbreve.
Skriv brevet. Medtag din underskrift nederst i brevet og send dokumentet til din klient.
