Ikke alle medarbejdere lever op til forventningerne. Når dette sker, skal du skrive et disciplinært brev eller formelt opsige personen skriftligt. Nogle medarbejdere kan hidtil falde uden for dine forventninger om at du bliver vred, men du skal stadig skrive et disciplinært brev i en professionel tone, fordi brevet er en virksomhedsfortegnelse, og din måde afspejler virksomheden. Forbind ikke medarbejderens mangel på professionalisme ved selv at handle på en uprofessionel måde.
Indtast datoen. Spring over en linje, og indtast medarbejderens navn og hendes hjemmeadresse på separate linjer. Spring en ekstra linje og skriv "Kære Mr./Ms. (Efternavn)" efterfulgt af et kolon. Selvom du er på fornavn med medarbejderen, skal du gøre en ekstra indsats for at være professionel i en situation, hvor medarbejderen kræver disciplin. Ved hjælp af efternavnet hjælper du også med at skabe afstand, hvilket er nyttigt, når nyheden er negativ.
Begynd brevet ved at forklare medarbejderen, at hans præstationer på arbejdspladsen ikke har levet op til forventningerne, og detaljer derefter detaljerne med hans præstationer på en professionel og unemotional måde. Angiv dato og tid for større hændelser, som f.eks. Forsinkelser eller ulykker, hvis det er relevant. Se eventuelle specifikke regler, som medarbejderen har overtrådt.
Forklar hvad der vil ske næste gang. Hvis du disciplinerer medarbejderen, skal du forklare, at dette er hendes første advarsel, og at efterfølgende lovovertrædelser vil fortjener yderligere advarsler med mere alvorlige konsekvenser, som f.eks. Suspension eller fyring. Hvis du opsiger medarbejderen, skal du angive den effektive dato for opsigelsen og yderligere oplysninger, som hun har brug for, f.eks. Når du forventer hende at forlade sit kontor.
Giv kontaktoplysninger, hvis han har spørgsmål, og redegør for en klageproces, hvis du har en. Tak medarbejderen for hans samarbejde, og fortæl det om nødvendigt, at du ønsker ham godt i fremtiden.
Luk brevet ved at skrive "Med venlig hilsen", og spring over tre linjerum. Indtast dit navn. Udskriv brevet på firma brevpapir og skriv dit navn over dit indtastede navn.
