Virksomheder opretter en balance ved udgangen af hver regnskabsperiode for at give et resumé af selskabets finansielle stilling. Den indeholder en liste over selskabets aktiver, passiver og aktier og følger den almindelige regnskabsligning: Aktiver = Forpligtelser + Ejerens Aktier. Balancen er oprettet i to almindelige formularer: en rapportformular og en kontoopskrift.
Forklaring
En balance indeholder oversigten over alle kontonavne og saldi for aktiver, passiver og egenkapitalkonti. Aktiver er konti, der sporer værdipapirer, som virksomheden ejer. Forpligtelser henviser til beløb, som et selskab skylder andre virksomheder eller enkeltpersoner. Egenkapitalregnskaber holder styr på ejerens investeringer og nettoresultat og tab, som et selskab opstår. Begge typer udsagn optager de samme oplysninger; det vises simpelthen anderledes.
Rapportformular
En balance opstår ofte i en rapportformular. Virksomheder, der bruger denne type erklæring, opregner de tre forskellige sektioner en oven på den anden. Det begynder ved at notere sætningsnavnet, firmanavnet og opgørelsesdatoen. Nedenfor er en liste over alle aktiver i virksomheden. Indtast passiverne under aktivet og endelig list alle aktier. Det kaldes rapportformularen, fordi der ikke er nogen individuelle sider. Hver kategori er simpelthen opført i rækkefølge.
Kontoformular
Kontoformularen for en balance er mere almindeligt anvendt, fordi den bedre illustrerer standardregnskabsligningen. For at udfylde en balance i kontoblad begynder du ved at angive angivelsesnavn, firmanavn og dato. Opgørelsen er så opdelt i halvdele. På venstre side skal du liste over alle aktiver i virksomheden, herunder en samlet på bunden. Højre side bruges til først at oplyse passiverne og derefter aktierne. I alt er disse to komponenter placeret nederst. Summen fra begge søjler skal være ens. Denne metode illustrerer, at aktiver er lig med summen af alle forpligtelser og aktier.
Kategorier
Begge typer af balancer nedbryder hver af de tre komponenter i mindre kategorier. Aktiver adskilles til nuværende og langsigtede aktiver. Omsætningsaktiver er ejes, der nemt kan ændres til kontanter i et år eller derover, og omfatter kontanter, tilgodehavender og forsyninger. Langfristede aktiver, også kaldet anlægsaktiver, er aktiver af stor værdi, der er sværere at henvende sig til kontanter. Inkluderet i denne kategori er maskiner, udstyr og jord. Forpligtelserne er adskilt i løbende og langfristede forpligtelser. Kortfristede forpligtelser er beløb, hvor en virksomhed vil betale sig på mindre end et år, mens langfristede forpligtelser er beløb, som et selskab ikke vil betale i denne tidsramme.
