Planlægning og planlægning går hånd i hånd. En plan er teorien eller detaljerne om, hvordan noget som et projekt vil blive gjort. En plan bruges til at oprette et køreplan for opnåelse af et mål. En tidsplan, når den er knyttet til en plan, er at tildele tider og datoer til planens specifikke trin.
Planlægning
En plan kræver et resultat, og er køreplanen for at komme fra det nuværende øjeblik til det fremtidige mål. Planer kan være på kort eller lang sigt. De involverer altid detaljer og specifikke trin, der styrer planen fra start til slut. Planer bør altid gøre plads til uforudsete begivenheder; for eksempel hvis en del af planen er betinget af en ekstern faktor, skal planen tegne en sådan begivenhed.
Planlægning
Planlægning er processen med at bestemme tider og datoer for at nå specifikke mål. Skemaer, som planer, kan være langsigtede eller kortsigtede. Ofte er kortsigtede tidsplaner meget vigtige og knyttet til langsigtede tidsplaner. Når man arbejder med et organisatorisk eller institutionelt program, er det vigtigt, at de forskellige aktører, der arbejder på et projekt, koordinerer deres tidsplaner og har adgang til hinandens tidsplaner for at sikre en jævn arbejdsgang.
Sammenkædning af planer til skemaer
Hvis du tager en planlagt plan og omdanner det til en handlingsplan, kan det være en meget kompleks opgave, afhængigt af projektets omfang. Planerne skal være meget detaljerede og grundige. Estimaterne skal være korrekte, når der fastsættes tidslinjer. Err på forsigtighedssiden. Manglende korrekt vurdering kan resultere i, at hele tidsplanen bliver forsinket.
Afvigelser og uforudsete forhold
Enhver planlagt plan skal indeholde bestemmelser om uforudsete afvigelser. Ting kommer op, og planen skal have en bestemmelse om at håndtere sådanne begivenheder. For eksempel, hvis et firma fremstiller et nyt produkt og tæller på en ekstern leverandør til reservedele, og at leverandøren forsinker forsendelsen, hvad så? Planen skal have en løsning til at håndtere denne begivenhed. En løsning kan være at arbejde på en anden fase af projektet, der blev reddet til senere.
Teknologi
Storskala projektstyring kan være svært at organisere, især når man styrer forskellige parter, medarbejdere og ressourcer. Der er nogle fremragende softwareprogrammer som Microsoft Project, der hjælper i denne proces. Denne software kan hjælpe både med planlægning og planlægning, samtidig med at projektet bliver fleksibelt med ændringer i flyve, samtidig med at de koordineres med de involverede i projektet.
