Som leder eller vejledende skal du holde medarbejderne op til de forskellige politikker og procedurer, der er etableret for din organisation. Det er ikke ualmindeligt, at politikker inden for en organisation ændres regelmæssigt, især hvis du arbejder inden for et dynamisk eller volatilt miljø. En måde at kommunikere politikker og procedurer på er i en gruppeindstilling. Dette giver dig mulighed for at dække materialet på en gang og giver alle mulighed for at stille spørgsmål.
Læs materialet for at få en grundig forståelse. Inden du kan gennemgå politikker og procedurer med dine medarbejdere, skal du først læse det flere gange. Fremhæv eventuelle oplysninger, der kan have brug for en mere detaljeret forklaring. Fortsæt med at læse materialet, indtil du forstår alting grundigt. Prøv at foregribe nogle af de spørgsmål, som dine medarbejdere kan spørge.
Giv din medarbejder en kopi af uddelingen, eller de oplysninger, der vil blive dækket, en dag før mødet. Dette giver dem mulighed for at læse over materialet og skrive ned eventuelle spørgsmål de måtte have. Hvis det er muligt, så spørg dit personale om at give dig nogle spørgsmål dagen før mødet, så du kan have tid til at undersøge dem og give dine medarbejdere det rigtige svar.
Hold et møde med dine medarbejdere. Reserver et konferencerum og sørg for, at hver deltager bringer deres kopi af uddelingen. Har ekstra udleveringer, hvis nogen glemmer deres. Start sessionen ved at gå over materialet fra start til slut. Når du først har dækket materialet, skal du overgå alle spørgsmål, som dine medarbejdere måtte have indsendt på forhånd. Efter at alle indsendte spørgsmål er blevet besvaret, spørg, om der er andre spørgsmål.
Gå over politik og procedurer individuelt. Nogle gange er informationen af en følsom og delikat karakter, og den skal vurderes individuelt med hver enkelt medarbejder. Det kan ikke være muligt eller muligt for en stor organisation.
