Politikker og procedurer er på plads for at hjælpe med, hvordan din virksomhed fungerer internt og eksternt. Periodisk gennemgang af dine politikker og procedurer sikrer, at du altid følger bedste praksis. Evaluering hjælper dig med at opdatere dine retningslinjer som nødvendigt for at afspejle ændringer i din virksomhed eller økonomien og til at tackle områder af behov eller bekymring i virksomheden.
Definer politikker
Politikker er din virksomheds skriftlige protokoller for, hvordan du håndterer forskellige forretningsfunktioner. For eksempel kan du have interne politikker for ting som påklædning på arbejdspladsen, tilstedeværelse eller hvordan feriedage bliver anmodet om. Du kan også have eksterne politikker for problemer som køb eller håndtering af kundeklager. I henhold til KCG Consulting Group fastsætter politikker scenen for, hvordan procedurer udvikles, udføres og evalueres og skal være i overensstemmelse med en organisations strategiske mål. Politikker udpeges normalt af en ejer, øverste ledelse, et rådgivende råd eller en bestyrelse.
Gennemgå politikker
Gennemgå regelmæssigt politikker for at sikre, at de er komplette, omfattende og let at forstå. Brug kunde- og medarbejderfeedback i processen. Ifølge KCG bør en politik være skriftlig med et individuelt sæt direktiver for hver politik. Dette gør det nemmere at forstå og gennemgå og ændre, når det er nødvendigt. For eksempel, hvis kunderne regelmæssigt klager over, at du ikke har en fastsat retur- eller tilbagekøbspolitik, eller hvis medarbejdere hævder, at der ikke er nogen retfærdig proces for, hvordan folk bruger personlige dage, er det værd at tilføje problemerne til din policy review dagsorden. Når en politik ikke længere giver praktisk mening eller ikke længere er relevant, kan du opdatere eller eliminere den.
Definer Procedurer
Procedurer er de trin eller processer, som din virksomhed anvender i dagligdags forretningsaktiviteter. For eksempel kan du have en procedure for, hvordan du tjekker besøgende, åbner eller lukker virksomheden for dagen eller rengør eller betjener maskiner. At have proceduremæssige retningslinjer på plads hjælper med at sikre, at din virksomhed opererer sikkert og effektivt, især i områder, hvor fejl kan være farligt eller dyrt. For eksempel, hvis du ikke har en procedure til låsning af dine forretningsdøre om natten, kan du åbne virksomheden for potentielt tyveri eller hærværk. Ifølge KCG bør procedurer indeholde oplysninger om, hvem der gør hvad, når de gør det, i hvilken rækkefølge og af hvilken grund.
Gennemgangsprocedurer
Aktiviteter, der har flere trin, eller trin, der skal anvendes i en bestemt rækkefølge, skal have proceduremæssige retningslinjer. Hvis noget element i din virksomhed oplever hyppige fejl, skal proceduren for dette område evalueres. For eksempel, hvis kunderne regelmæssigt klager over forsinkelser, vurder dine procedurer for at tage ordrer, opfylde emballage og spore forsendelse. Dette vil hjælpe dig med at identificere områder, hvor præcisering eller større definition er nødvendig. Gennemgå procedurer ved at spørge medarbejdere, der ikke er bekendt med en proces til at læse dine eksisterende retningslinjer og identificere områder, der ikke giver mening eller er vanskelige at forstå.
