Klare, velskrevne politikker og procedurer sikrer, at de daglige operationer afspejler din langsigtede forretnings vision og mission statement. De skaber også rammer for at træffe konsekvente og retfærdige beslutninger og arbejde for at beskytte virksomhedens juridiske interesser. Vedtagelsesprocessen, som typisk består af at gennemgå, teste, ændre og ratificere, er afgørende for at sikre, at politikker og procedurer forbedres, snarere end at forhindre sandsynligheden for at opfylde disse mål.
Gennemgå politikudkast og -procedurer
Vedtagelsesfasen, som er tredje fase af livscyklusens politik og procedurer, starter med en grundig gennemgang. I mange virksomheder foretager ledelsen en indledende gennemgang, inden de vedtager foreslåede beslutninger om ændring, test eller godkendelse. Se om, hvorvidt en foreslået politik forbinder et strategisk mål, og om procedurer knytter sig til en overordnet politik. Sørg også for at oversættelsen er forståelig og adresserer den tilsigtede målgruppe. Send ethvert skrift, der fejler den oprindelige anmeldelse tilbage til forfatteren til revision.
Etablere feedbackregler
Opret regler, herunder deadline datoer, for at give feedback om ændring eller fuldstændige revisionsanmodninger. Alt, der sendes tilbage efter en indledende gennemgang, skal indeholde den relevante feedback, ikke en erklæring som "ingen mening". For eksempel kræve, at feedback begynder med udsagn som "udkastet kræver mindre ændringer" eller "udkastet er uacceptabelt og har brug for betydelige ændres for at være effektive. "Følg disse åbningserklæringer med specifikke ændringer eller revisionsanbefalinger.
Testfasen
Gennemfør politikken og tilhørende procedurer ved hjælp af et begrænset publikum og en bestemt tid. Ofte er publikum den afdeling eller brugere, der er mest direkte berørt. Tidsrammen skal være lang nok til at evaluere effekten på den daglige drift og eventuelle konsekvenser. Instruksforvaltere og berørte medarbejdere giver feedback om, hvorvidt beslutningen er effektiv, eller om ændringer kan gøre en beslutning mere effektiv, mere effektiv eller mere i overensstemmelse med et overholdelsesdirektiv.
Ratificere og implementere
Ratificering er det sidste skridt i godkendelse af politikker og procedurer. For en lille virksomhed med en flad organisationsstruktur og få beslutningstagere kan dette være så enkelt som virksomhedens ejer underskriver og instruerer personale til at indsætte opløsningen i medarbejderhåndbogen. For en mellemstor eller stor virksomhed indebærer ratificering oftest en endelig gennemgang og diskussion efterfulgt af en beslutningstemme. Når godkendt, går politikker og procedurer til gennemførelsesfasen.
