At kommentere en medarbejders jobpræstationer kan finde sted i løbet af en årlig præstationsvurdering, eller kommentarer kan gives under uformelle chats med en medarbejder. Tilsynsførende, der vurderer medarbejdernes jobpræstationer, bør følge visse protokoller og virksomhedspraksis, når de giver medarbejdere feedback om deres præstationsniveau. Bemærkninger om medarbejderpraksis skal udføres på en rationel, veldokumenteret måde med tilstrækkelig mulighed for medarbejderen til at give input.
Gennemgå medarbejderens personalefil. Hvis du gennemfører en årlig præstationsvurdering og har til hensigt at fremkomme med kommentarer som en del af evalueringsmødet, skal du gennemgå så meget dokumentation som muligt for evalueringsperioden. F.eks. Disciplinære og korrigerende handling memoer, attendance optegnelser, arbejdslogger, kommendationer og medarbejder selvvurderinger er materialer, du bør gennemgå, før møde med medarbejderen for at give kommentarer til resultaterne. Se på medarbejderens jobpræstation i sin helhed, før du konstruerer kommentarer til en evalueringsperiode under en årlig vurdering.
Planlæg en tid til at møde medarbejderen om hans præstationer. Hvis medarbejderen ikke forudser et møde med dig for at diskutere præstationer, fortæl hende præcis, hvad mødet er og opfordre hende til at bringe relevante materialer og noter om hendes præstationer. Påmind medarbejderen om, at mødet skal være en samtale - ikke en ensidig rapport om hendes præstationer uden indlæg eller feedback fra medarbejderne.
Start mødet positivt ved at anerkende medarbejderens bidrag, hans kvalifikationer og hvordan virksomheden værdsætter sine færdigheder og kvalifikationer. Giv kommentarer og sikkerhedskopier dine kommentarer med dokumentation. Hold dig til fakta og personlige observationer af jobrelaterede forhold. Undgå at bruge en accusatory tone, når du giver konstruktiv feedback og ikke stole på brugte oplysninger, medmindre der er skriftlig dokumentation til at underbygge andres observationer. Det er vigtigt at kommunikere effektivt med din medarbejder under dette møde. Nolo, en udbyder af juridisk information til arbejdsgivere, giver tips til at give medarbejder feedback i vejledningen med titlen "Hvordan man udfører en medarbejderevaluering." Det hedder: "Fokus på hvor godt (eller dårligt) arbejderen gør jobbet - ikke på arbejdstagerens personlige karakteristika eller træk."
Gennemgå specifikke hændelser, hvor du observerede den medarbejder, der udførte sit arbejde. Giv balanceret feedback - med andre ord, fokuser ikke på strengt konstruktiv eller negativ feedback, selvom det var meningen med din samtale. Giv eksempler på medarbejderpræstation, som opfylder virksomhedens præstationsforventninger. Identificer områder, hvor du mener medarbejderen demonstrerer fremragende præstationer, og noter områder, hvor han kunne forbedre hans præstationer.
Dokumentér din samtale med medarbejderen. Hvis mødet er kulminationen på en præstationsvurdering, skal medarbejderen få en kopi af bedømmelsesdokumentet og bede hende om at underskrive det. Hvis dette er et uformelt møde, hvor du giver konstruktive tilbagemeldinger og forslag til forbedring, skal du involvere medarbejderen i en dialog om hvordan du kan forbedre hendes præstationer. Spørg, hvad træning og ressourcer hun har brug for at forbedre, og angive, hvornår du følger op med hende for at levere de værktøjer, hun har brug for. Hvis mødet skal diskutere præstationer, der overstiger virksomhedens forventninger, skal du fortælle medarbejderen, at du vil opsummere dine bemærkninger og lægge en kopi af resuméet i hendes personaldatabase samt give hende en kopi.
