Mileage refusion i Californien er styret af både Arbejdskodeksen, Sektion 2802, og California Code of Regulations, afsnit 8, § 13700-13702. Hvis en californisk arbejdsgiver kræver, at en medarbejder kører på officiel virksomhed, skal den enten give medarbejderen et køretøj, for hvilket alle udgifter er dækket, eller refundere medarbejderen til omkostningerne ved kørsel. Californien lov giver en vis fleksibilitet for arbejdsgiverne til at bestemme præcis, hvordan man skal refundere medarbejdere for kørsler og kørselsrelaterede udgifter.
Grundkørsel
I henhold til loven i Californien er kilometertilskud defineret som det beløb, der betales til medarbejderne for alle de "nødvendige omkostninger i forbindelse med køretøjer, der leveres af arbejdstagerne til arbejde". Mileage refusion er ikke begrænset til gasomkostninger, men skal kompensere medarbejderen for yderligere faktorer som afskrivning af køretøjet, reparationer og forsikringsudgifter. Arbejdstagerens faste pendling er ikke kompensabel, medmindre arbejdsgiveren begrænser medarbejderen under pendlen, kræver medarbejderen at være til rådighed for arbejde eller leder ham til at udføre arbejde på rejsen. Californien lov kræver, at en arbejdsgiver opretholder daglige journaler med refunderbart kilometertal og giver også mandat til, at refusionsbetalinger skal foretages inden udgangen af måneden efter den måned, hvor kørslen fandt sted, eller når den ansatte indgav kravet. I Gattuso v. Harte-Hanks Shoppers, Inc (2007) fandt retten, at der er tre acceptable måder, som en californisk arbejdsgiver kan refundere kilometertaludgifter - metoden "faktiske udgifter", "kilometertilskud" -metoden og "engangsbeløbet" "metode.
'Faktiske omkostninger' metode
I den faktiske udgiftsmetode skal medarbejderne indsende detaljerede regningsopgørelser til arbejdsgiveren. Disse poster omfatter de faktiske omkostninger for hver af de refusionspligtige komponenter i drift af et køretøj og skal indregnes proraterede udgifter som dæk, olie, forsikring og afskrivninger. Arbejdsgiveren skulle beregne den del af den samlede køretid, der var arbejdsrelateret, og bruge den procentdel til at beregne de proraterede beløb. Medarbejderen ville også levere gasomkostninger. Selvom denne metode sandsynligvis er den mest præcise, kræver den detaljeret rapportering fra medarbejderen og tidskrævende faktokontrol af arbejdsgiveren.
»Mileage Refusion« Metode
For at mindske indberetningsbyrden noget, men stadig give retfærdig godtgørelse til medarbejdere, kan arbejdsgiverne anvende kilometertilskudsmetoden. Denne metode giver mulighed for månedlig refusion af udgifter baseret på Internal Revenue Service-kilometersummen, som California Department of Labor Standards Enforcement har givet udtryk for, er en rimelig refusionssats for alle udgifter i forbindelse med kørsel. Hvis medarbejderne eller arbejdsgiveren er uenig om, at satsen er acceptabel, kan betalingen afvige fra IRS-satsen - men byrden er på den klagende part for at bevise, hvorfor det burde være tilfældet. Under kilometertilskudsmetoden skal registreringer af hver kilometer drevet, og datoen for kørslen, stadig opbevares.
'Lump Sum' Metode
"Refundbeløb" -metoden giver en arbejdsgiver mulighed for at kompensere arbejdstagere for kørselsudgifter ved at øge deres samlede kompensation. Dette kunne være en bestemt betaling - ofte omtalt som en "autotilskud" - eller en stigning til basiskompensationen. Hvis arbejdsgiveren øger basen eller provisionen, er det arbejdsgiverens ansvar at identificere størrelsen af den kompensation, der skal tilbagebetale medarbejderen til køretøjsudgifter. Engangsbeløbet kan være egnet, hvor medarbejdere ofte foretager de samme rejser for arbejdsrelaterede grunde.
