Som virksomhedsejer er det umuligt at kontrollere alt. Beredskabsplanlægning handler om at anerkende dine begrænsninger og forberede sig på at håndtere ting, du ikke kan undgå: naturkatastrofer, terrorisme, hardwarefejl og andre begivenheder, der truer med at stoppe forretningsdøder i sporene. Udført korrekt, bør en beredskabsplan ikke skræmme dig. Det bør øge din virksomheds evne til at klare, når tingene ikke går så glat som forventet.
Hold fast, selv i katastrofe
At have en beredskabsplan betyder, at når det uventede sker, kan din virksomhed opretholde den bedst mulige driftstilstand afhængigt af katastrofens alvor. I stedet for at gå konkurs, når din bygning bliver ramt af en tornado, kan den katastrofehjælpsforsikring, du har købt, dække store omkostninger, for eksempel. Ifølge en artikel af Darrell Rigby for "Forbes" reddede New York Trade Council sig ved at bygge en anden handelsgulv uden for World Trade Center. Denne beredskabsplan for terrorisme holdt bestyrelsen sund og i drift på trods af de angreb, der fandt sted den 11. september 2001.
Bemyndiget personale
En effektiv beredskabsplan beskriver, hvem der er ansvarlig for hvad der står i katastrofe. Forudsat at du tester din plan og gør dine medarbejdere opmærksomme på deres pligter, sparer en beredskabsplan tid, hvis det værste sker. I stedet for at få folk til at vente på retning, har du en arbejdsstyrke fuld af mennesker, der ved, hvad de skal gøre og hvordan man gør det. Mindre tid er spildt, der koordinerer medarbejdere og giver ordrer, så du kan fokusere på at håndtere eventuelle problemer, som du ikke har redegjort for i din oprindelige plan.
Planlæg det værste
Når du planlægger det værste på forhånd, kan du opleve, at nogle katastrofer faktisk er forebyggelige. At sætte sig ned og tænke på din virksomheds risici er alt, hvad der er nødvendigt for at bringe disse problemer op. For eksempel kan du måske tage din virksomheds databaser for givet, men risikoanalyse viser, at de bliver gamle, og du har ikke en sikkerhedskopi på plads. Udskiftning af dit aldrende udstyr og udformning af et backup-system hjælper med at afværge en krise, før det sker.
Føl dig mere forberedt
Når du planlægger for, hvad der kan ske, er du mere psykologisk forberedt på at håndtere det uventede. Med ingen plan på plads, skal du tænke på hvilke skridt der skal tages for første, anden og tredje for at minimere skader fra katastrofale hændelser. Med en beredskabsplan er disse grundlæggende dokumenter dokumenteret, så du er klar til at klare problemer med højere niveauer. Når du ved, at du har gjort alt, hvad du kan gøre for at håndtere en dårlig situation, kan du nærme problemer med en rolig, selvsikker holdning.
