Oprettelse af en arbejdsplan er vigtig, fordi den giver en medarbejder mulighed for at vise en leder, hvordan han planlægger at udføre de ting, der bliver spurgt om ham. En arbejdsplan kan hjælpe en medarbejder med at vise sit værd, fordi det kvantificerer og sætter i ord de ting, som en medarbejder gør, som ellers kunne være ubemærket. Generelle arbejdsplaner er nogle gange oprettet, der vedrører det overordnede arbejde, en person gør. Arbejdsplaner er dog ofte mest effektive, når de nedbrydes for specifikt at diskutere arbejdet i forbindelse med mindre projekter. Jo mere specifik en arbejdsplan er, desto mere effektiv vil det sandsynligvis være. Når du opretter arbejdsplaner, er der et par ting, der næsten altid skal medtages.
Åbn et nyt dokument i tekstbehandlingssoftware, f.eks. Et Microsoft Word. Opret flere overskrifter på dokumentet. Overskrifterne skal være angivet som: "Problemer", "Mål", "Strategier", "Ressourcer", "Tidslinje" og "Måling".
Under "Udgaver" beskriver de vigtigste spørgsmål. Et behov vurderingsmøde skal gå forud for nedskrivningen af de centrale spørgsmål. Under dette møde kan teammedlemmer bringe alle projektets vigtige spørgsmål til lys. De vigtige spørgsmål bør skabe balance ved at diskutere alle involverede parters behov.
Under "Mål" skal du lave og registrere opnåelige mål. De mål, der beskrives i en arbejdsplan, skal gøre dig strække for at nå dem, men de bør ikke være uopnåelige. Når du laver mål, skal du huske forkortelsen SMART: Målene skal være specifikke, målelige, acceptable, realistiske og rettidige.
Under "Strategier" indgår information om nøglestrategier. Dette vil nok være den længste og mest omfattende del af arbejdsplanen. Hvert af de store trin eller milepæle, der skal opfyldes, skal medtages her. Potentielle hindringer for gennemførelsen af strategierne bør også drøftes. Forklar, hvordan disse forhindringer vil blive styret.
Under "Ressourcer" diskuteres de ressourcer, der er nødvendige for at sætte strategierne i aktion. Hvis der er et helt team, der arbejder på projektet, nævnes i arbejdsplanen de involverede holdmedlemmer og hvad deres ansvar vil være. Hvis der er en betydelig investering i udstyr eller leverancer involveret, nævnt dette også.
Under "Tidslinje" skal du lave en tidslinje. Medtag højdepunkter i planen om at oprette en tidslinje. Sørg for at inkludere startdato, slutdato og datoer, hvor specifikke begivenheder og mål vil finde sted. Dette gør det muligt for dig selv, kolleger og ledere at kunne se, om projektet er på skema.
Under "Måling" Inkluder målemetoder. Diskuter hvordan du vil bestemme projektets succes. Dette kunne omfatte anekdotiske beviser. Det er dog bedst at inkludere kvantificerbare måder, hvorpå succes vil blive bestemt. Afhængigt af projektet kan dette omfatte mængden af salg, flere indgående opkald, flere besøg på websider og lignende beregninger.
Tips
-
Lav et cover med et sideside, der kort diskuterer højdepunkterne i arbejdsplanen. Vedhæft dette til hele arbejdsplanen.
Advarsel
Stramning for strengt til en arbejdsplan kan være skadelig Bare fordi en arbejdsplan foreslår noget, betyder det ikke, at en bedre ide ikke kan komme sammen. En arbejdsplan skal være et levende dokument. Manglende ændringer kan forhindre muligheden for succes.
