Selv i denne dag med øjeblikkelig kommunikationsteknologi er formelle forretningsbrev stadig almindeligt skrevet. Der er mange forskellige grunde til, at en person eller virksomhed kan vælge at skrive et brev i stedet for at sende en mail eller fax. Når der sendes et forretningsbrev, skal de tre hoveddele - begyndelsen, midten og slutningen - skrives korrekt.
Starten
Begyndelsen af brevet indeholder oplysninger, der ikke er relateret direkte til brevet. Datoen vises øverst. Adresserne til afsenderen og modtageren indtastes næste; Men hvis afsenderens adresse vises i brevets overskrift eller sidefod, behøver den ikke at indtastes. Dette efterfølges af referencelinjen - set som "RE:" - som er den del af begyndelsesdelen af brevet, der vedrører brevets besked. Det opsummerer meddelelsen i et til otte ord. Derefter skal der være en hilsen eller hilsen til hvem brevet er adresseret. Det er typisk i formatet "Dear Sir:" eller "Til hvem det kan bekymre sig:" med et kolon efter hilsen; personlige bogstaver anvender et komma efter hilsen, men forretningsbrev bruger altid en kolon.
Mellemøsten
Mitten af brevet er mere almindeligt kendt som bogstavets krop. Den indeholder den grundlæggende besked. Første punktum bør introducere det emne, der skal behandles. Detaljer og overvejelser kommer frem næste. Endelig er der en konklusion. Brevets krop bør være til det punkt og koncis. Personlige genstande eller problemer mellem afsender og modtager bør ikke medtages som en del af forretningsbrevet.
Ende
Der er et par grundlæggende elementer i et brev, der udgør dens afslutning. En afsluttende hilsen, som "Venlig hilsen" eller "Hilsen" er passende. Herunder skriver du afsenderens navn. Medtag afsenderens titel enten på samme linje som navnet eller direkte under det. Forlad omkring to inches mellemrum mellem den afsluttende hilsen og afsenderens navn; Dette rum er til afsenderens underskrift. Hvis afsenderen havde nogen type og forberede brevet, kan personen blive anerkendt under afsenderens navn og titel. Der er flere måder at gøre dette på. Den mest almindelige måde er at skrive afsenderens initialer i store bogstaver, skriv et skråstreg (/) og skriv præparatets initialer (fx ABC / def). Indkapslinger skal noteres i slutningen af brevet. Skriv ordet "Enclosure (3)" med 3 er antallet af indhegninger, der er inkluderet i mailing.
Sende brev
Brevet er pænt foldet, så det passer perfekt ind i en konvolut i forretningsstørrelse. Indkapslinger er ikke hæftet til brevet. Erhvervsbreve har modtagerens navn skrevet på konvolutten i stedet for håndskrevet. Mange virksomheder har fortrykte konvolutter designet med et firmas logo og adresse. Disse er de mest professionelle udseende. Mindre virksomheder kan bruge pre -printede adresselabels. Disse er acceptable, ligesom det er skrevet returadresser. Håndskrift betragtes ikke som professionelt og skal undgås.
