En organisations succes eller fiasko afhænger ofte af dets evne til at kommunikere med sine medlemmer, ifølge kommunikationsafdelingen på California State University. Nye teknologier, blandet med kulturelt forskelligartede publikum, har øget betydningen af organisatorisk kommunikation, men har også gjort området mere komplekst. At forstå nogle af de fælles hindringer kan forbedre en organisations evne til at kommunikere.
Mangelfuld struktur
Publikum har brug for struktur for at forstå en besked, og mange meddelelser er dømt, fordi de mangler den rette organisation, ifølge Lee Hopkins, der har skrevet mere end 130 artikler om erhvervskommunikation. Struktur er kritisk, fordi publikum uden en introduktion, krop og tætning vil have en vanskelig tid at bevare, hente og behandle oplysningerne. Disse regler gælder for enhver kommunikation, der spænder fra e-mails til offentlige præsentationer, og til publikum af enhver størrelse.
Forudsætninger
To fælles kommunikationsforudsætninger staver katastrofe til succes for en organisatorisk kommunikation. Man antager, at alle medlemmer af organisationen har samme vidensbase som beskeden afsenderen. Den anden tænker på, at oplysningerne vil spredes præcist og effektivt alene efter kun et eller to medlemmer modtager det. Free Management Library, en online guide for ledelsesartikler, anbefaler, at ledelsen proaktivt, omhyggeligt og strategisk kommunikerer med sine medlemmer. Specifikke anbefalinger fra Free Management Library omfatter etablering af regelmæssige møder mellem medarbejdere og ledere såvel som mellem forskellige afdelinger. Andre tips er at give medarbejdere skriftlige kopier af jobbeskrivelser, medarbejderhåndbøger og andre kritiske virksomhedsmaterialer.
Overhængende teknologi
For meget afhængighed af nye teknologier som teksting, Twitter eller andre sociale medier kan betyde, at ikke alle medlemmer af organisationen bogstaveligt talt får beskeden. For eksempel vil en snazzy blog ikke være så nyttig for medlemmer, der skal udføre en opgave uden internetadgang. Jim Shaffer, forfatter af "The Leadership Solution," anbefaler, at de ansvarlige for organisatorisk kommunikation gennemgår deres planer om at sikre, at de bruger metoder, der leverer informationer, som kunder og medarbejdere har brug for, i stedet for at stole på formater, der er trendy eller attraktive.
For meget information
Et andet almindeligt misstep er at tro at tilføje detaljer efter detaljer til en kommunikation vil gøre det mere overbevisende, når faktisk for meget information kan slukke et publikum. Enkelhed er nøglen til oprettelse af organisatorisk kommunikation, der forbliver hos et publikum. Uanset hvor meget du elsker et produkt, forstår en ide eller har erfaring med en industri, holder du til to eller tre hovedpunkter, i stedet for at tale eller skrive om alt, hvad du ved, for at få din besked på tværs.
Glemmer Om Nonverbals
De ansvarlige for organisatorisk kommunikation skal være opmærksomme på ikke-verbale signaler, som enten kan forbedre en forberedt besked eller helt forringe eller fordreje dens betydning. I den vestlige kultur, øjenkontakt, korrekt kropsholdning og tøj, der er passende for situationen, viser, at meddelelsens afsender er interesseret, respektfuld, oprigtig og troværdig, ifølge mindtools.com.
