For at kommunikationen skal ske skal lytteren forstå, hvad afsenderen betyder - en proces, der er lettere sagt end færdig. Kommunikation er muddied af en række problemer, herunder misbrug af ord og ikke-verbale meddelelser som tone- og ansigtsudtryk.
Den komplekse, flerlagede, dynamiske kommunikationsproces kan være effektiv til at formidle mening, hvis afsenderen genkender de mange hindringer for kommunikation og tager skridt til at overvinde dem. For eksempel skal afsenderen forstå, at lytterens fortolkning af en meddelelse afhænger af hans personlige referenceramme.
Genkende perspektiv
Lyttere se enhver diskussion fra deres personlig referenceramme, som omfatter deres prioriteter, personlige og kulturelle værdier og uddannelsesmæssige, faglige og familiemæssige baggrunde. Det er op til højttaleren at genkende dette og oprette en besked, som modtageren kan dechiffrere effektivt.
Undgå at stereotype din målgruppe
Det er nødvendigt at overveje lytterens faktiske referenceramme, snarere end hvad man antager det er baseret på din stereotype af ham. Hver persons referenceramme er unik. Hvis det antages, at lytteren afspejler en fælles stereotype på grund af sin alder, køn eller kultur er følgelig upassende og problematisk.
Vær opmærksom på at lyttere kan modtage en anden besked
Når en lytter hører en besked, der ikke falder sammen med hans personlige overbevisninger og antagelser, har han problemer med at forstå det eller handle som reaktion på det. Derfor er det vigtigt, at en højttaler Gentag meddelelsen ofte og omskift det, når det er nødvendigt.
Skab et forhold, og kommuniker derefter
Hvis en lytter ikke kender en højttaler eller har tillid til hendes legitimationsoplysninger eller ekspertise, vil lytteren sandsynligvis ignorere meddelelsen eller minimere sandsynligheden for, at meddelelsen er gyldig. Det er en god idé for højttaleren at forsøge at danne et forhold til en lytter, før hun forsøger at overtale lytteren til at gøre noget.
Accept at jargon kan være negativ kommunikation
Mennesker, der ikke er bekendt med eller ikke bruger særlige vilkår, kan overveje at bruge disse vilkår, der fornærmer eller tror, at højttaleren forsøger at være vildledende. Brug kun jargon, når du er sikker på, at det vil blive godt forstået af lytteren. Ellers begrænse din tale til kortfattet og tydeligt sprog.
Tid din besked passende
For at sikre, at du har en lytterens opmærksomhed, overfør din besked, når der ikke er nogen sandsynlighed for, at hendes opmærksomhed bliver afbrudt af anden støj. Sørg for, at hun er opmærksom for at maksimere muligheden for at beholde oplysningerne.
Praksis Fuld Disclosure
Et publikum kan være opmærksom på, at en højttaler er tilbageholdende visse oplysninger for at undgå at håndtere de mulige negative virkninger af at dele det. Udført ofte nok, tilbageholdende oplysninger ødelægger tillid og skader forhold. Det er bedst at tale ærligt og formidle eventuelle dårlige nyheder direkte og ensartet til alle lyttere, uanset deres rolle i en organisation.
