Hændelsesrapporter er rapporter, der normalt dokumenterer for forsikringsformål en usædvanlig begivenhed inden for en virksomhed. Den usædvanlige forekomst kan være alt, hvad der ikke forventes at ske i løbet af en arbejdsdag. Det er vigtigt, at hændelsesrapporter skrives hurtigst muligt efter hændelsen og indeholder så mange oplysninger som muligt for at gøre dem nyttige. Skrivning af rapporten er forholdsvis ligetil men behøver en vis omhu og opmærksomhed.
Skriv et resumé af hændelsen for at minde om, hvilken rækkefølge der er sket ting. Bemærk vigtige detaljer, såsom den omtrentlige tid, hændelsen startede og afsluttede, og eventuelle virkninger hændelsen har haft.
Angiv hvad der skete i kronologisk rækkefølge. Start med før hændelsen, hvis det er relevant, og gå ind i så mange detaljer som muligt, når du forklarer, hvad der skete og hvordan. Sørg for, at hele hændelsen er skrevet i rækkefølge, eller det kan blive forvirrende.
Bemærk eventuelle andre detaljer vedrørende hændelsen. Har du vidne til hændelsen, eller blev det rapporteret til dig? Hvis ja, af hvem? Hvad gjorde du, da du fandt ud af det? Disse oplysninger kan være relevante i fremtiden.
Skriv de mennesker, der var direkte involveret i hændelsen, og de mennesker, der oplevede det. Tilføj kontaktoplysninger til disse personer eller deres afdelinger, og bemærk, om der deltog eksterne tjenester, som f.eks. Politiet.
Læs gennem rapporten og kontroller for inkonsekvenser eller mangler oplysninger. Sørg for, at dit sprog er enkelt og forståeligt, og du har ikke brugt slang eller ekspert sprog.
Fil eller indsend rapporten så hurtigt som muligt.
Tips
-
Sørg for, at ingen fortrolige oplysninger afsløres.
