En post-event rapport er mere end et resumé af et forretningsmøde, prisuddelingen eller lignende festivitet. I stedet analyserer det effektiviteten af hvert element i en begivenhed. I virksomheden kan rapporter efter posten hjælpe et firma med at bestemme, hvor godt en begivenhed gik ud, og om der skulle være lignende arrangementer i fremtiden. Skrive en kvalitetsrapport efter begivenhed kræver nøje overvejelse og faktabaseret rapportering.
Overvej begivenhedens formål først. Derefter tænke på om arrangementet mødtes med det formål. Hvis det var en marketingbegivenhed, skulle det have introduceret nye kunder til et produkt eller en tjeneste. Hvis det var for velgørenhed, burde det have øget bevidstheden eller midlerne til en organisation. Hvis det drejede sig om træning, skulle medarbejderne have lært nye oplysninger for at gøre dem bedre til at arbejde. I din rapport fokuserer du på begivenhedens effektivitet i opfyldelsen af dets formål. Hvis begivenheden var ineffektiv, forklar hvorfor du tror det var og hvad der skal ændres for at forbedre fremtidige begivenheder.
Vurder alle elementer. Hvis din begivenhed havde flere dele, skal du ikke fokusere på kun de bedste og værste dele; overvej alle aspekter af dagen. Medtag dine refleksioner om højttalere, materialer og planlægning. Hvis frokost eller forfriskninger blev serveret, skal du også vurdere en vurdering af disse varer. En begivenhed er ikke bedre end summen af sine dele, så hver del skal evalueres i en post-event-rapport.
Få feedback fra andre. Hvis du var ansvarlig for arrangementet, beder du om tilbagemelding fra de personer, du oprettede den til. Hvis det var et medarbejderuddannelsesseminar, spørg medarbejderne om at fortælle dig, hvad de lærte. Hvis det skulle være en underholdende begivenhed, bede gæsterne om at udfylde en undersøgelse om, hvor meget sjov de havde - eller havde det ikke. Du skal vide, hvor godt din begivenhed nåede målgruppen for at evaluere det fuldt ud.
Inkluder både fordele og ulemper. Nogle dele af din begivenhed kan have været meget gode; måske banket hall du lejede var rimeligt prissat og inkluderet passende møbler og appetitvækker forfriskninger. Andre dele er dog muligvis ikke gået godt, som hovedtaleren ankommer sent eller forkorter sin tale med 15 minutter, hvilket giver dig tid til at udfylde. Medtag kommentarer til det gode og det dårlige, så din virksomhed kan stræbe efter at gentage det gode og ændre det dårlige for fremtidens begivenheder.
Tips
-
En effektiv post-event rapport skal også indeholde en regnskabsmæssig behandling af midler brugt.
