Et sikkerhedsbrev indeholder de planer og procedurer, en forretningsafdeling følger, hvis der sker noget, som kan påvirke virksomhedens aktiviteter enten positivt eller negativt. Brevet vil forklare, hvordan man skal reagere på brand eller tab af data - eller til uventet held, som en stor ordre. Mens en omfattende beredskabsplan for hele virksomheden kan omfatte adskillige afdelinger, fokuserer et beredskabsbrev på problemer, som en enkelt afdeling kan støde på og beskriver en plan for at løse disse problemer.
Processer og opgaver
Hver afdelingsleder skal udarbejde et beredskabsbrev, der beskriver de forretningsprocesser, den håndterer, og de opgaver, den fører tilsyn med. Dette brev skal indeholde alt, hvad afdelingen gør, hver person, som den kommunikerer med, hvilke leverancer den leverer, og når den præsenterer resultater. For eksempel skal sikkerhedsbrevet til en regnskabsafdeling vise, hvordan regnskabsafdelingen kommunikerer med salgsafdelingen for at registrere kundefordringer og dens kommunikationsmetoder med indkøbsafdelingen for at spore gældsforpligtelser, samt hvordan afdelingen leverer månedlige resultatopgørelser og kvartalsvise selvangivelser.
Fejlpunkter
Beredskabsbrevet skal indeholde fejlpunkterne i hver proces. Dette er de begivenheder, der kan forstyrre afslutningen af en proces eller opgave. Manglende punkter kan variere fra naturkatastrofer til katastrofalt datatab til simple fejlkommunikationer mellem medarbejdere. Et sikkerhedsbrev, der beskriver en regnskabsafdelingens fejlpunkter, kan omfatte udeladelse af en uges værd af salgsfakturaer eller et harddiskkrasj, der udsletter vigtige årsregnskaber.
Sandsynlighed og indvirkning
Den næste del af beredskabsbrevet beskriver sandsynligheden for, at fejlspidserne kan opstå, og hvilken indvirkning sådanne svigtpunkter vil have på driften. Brevet kan vise, hvordan nogle fejlpunkter har stor sandsynlighed, men udgør minimal trussel, mens andre fejlpunkter kan være meget usandsynlige, men leverer ødelæggende konsekvenser. Beredskabsbrevet for en regnskabsafdelingens automatiske registreringssystem kan vise en lav sandsynlighed for, at selskabets journaler ikke opdateres, men brevet kan også vise, hvordan en fejl i dette system kan have alvorlig indflydelse på afdelingens aktiviteter.
Beredskabsplan
Beredskabsbrevet vil indeholde en handlingsplan, der skitserer de skridt, som afdelingen vil tage, hvis der opstår et fejlsted, så afdelingen kan fungere omkring fejlpunktet, mens der udføres en nødvendig opgave. Mens de handlinger, der er beskrevet i beredskabsbrevet, ikke er de mest effektive eller praktiske metoder til at fuldføre opgaven, får de jobbet. Handlingsplanen i regnskabsafdelingens beredskabsbrev kan indeholde trin til brug af papirbogbøger og -regnemaskiner i tilfælde af tab af data fra en nedbrudt harddisk.
