Mål dit mål, når du sender en klage, eller når du beder om kundeservice. Vind kundeservicebrevet kamp ved at mestre din egen frustration og sammensætte en høflig og sammenhængende anmodning om afhjælpning. Skriv et kundeservicebrev for at få resultater ved at følge nogle få enkle retningslinjer, meget ligesom traditionen blandt avisreporterne.
Hvem?
Adress dit brev omhyggeligt. "Sørg for at du sender den til … den der kan handle på det", siger Rosalie Maggio, forfatter af How to Say It.
Forskning det relevante navn og adresse Gæt ikke eller antager. Adressér din klage til "John Smith, direktør for kundeservice, ABC Gadget Corporation" med den relevante adresse i stedet for blot "Customer Service Department."
Ring til firmaets kontor for informationen, søg online ressourcer såsom Hoover's (ressource nedenfor), eller prøv Better Business Bureau, hvis du har brug for mere assistance.
Hvad, hvor og hvornår?
Brug værdigt sprog i dit brev. Identificer det produkt eller den tjeneste, der er emnet for din klage. Angiv detaljer som fabrikat, model, år, leveringsdato eller installationsdato.
"Når du beskriver problemet, skal du være specifik og til punktet. Bare ved at produktet" ikke fungerede "ikke giver tilstrækkelig information. Et detaljeret resumé af din klage hjælper virksomheden med at løse dit problem," foreslår The RocketLawyer hjemmeside, som giver kundeskriveliste skabeloner.
"Jeg købte et MagnaGadget-sæt for tre uger siden og begyndte at opleve problemer, så snart jeg pakket det ud. Gadgetsne ville ikke blive på racket eller på håndtaget," giver meget mere information end "Dine produkter stinker!" Giv virksomheden de værktøjer, de har brug for til at klare din klage.
Hvordan?
Skriv de trin, du har taget indtil videre, for at løse problemet. Forklar, hvad du har gjort, og hvilket svar du har modtaget.
"Butikken, hvor jeg købte sættet, henviste mig til din lokale kundeserviceafdeling her i Metro. Hr. George Allenby på dette kontor sagde, at de ikke kunne hjælpe mig, da jeg købte sættet fra en rabatkontakt. Mit køb var baseret på ABCs ry for pålidelige gadgets, og jeg er meget skuffet over svaret hidtil."
Tilbyde en specifik og tilfredsstillende løsning på problemet. "Jeg tror, at ABC gør et godt produkt, det er nok kun en mindre fejltagelse for virksomheden, men det er et stort problem for mig. Hvis ABC skulle erstatte det defekte MagnaGadget-sæt, ville jeg være glad." Giv virksomheden en måde at gøre tingene rigtigt på, men vær rimelige.
Hvorfor?
Behandler modtageren af brevet, som du ønsker at blive behandlet: Dignitet og faste gode manerer giver dig et bedre resultat end uhøflighed og offensiv adfærd. Følg dette råd: "Husk at være taktfuld, men fast. Hvis du føler at du har været forkert, skal du holde dig til dine våben og ikke være tilfreds, før problemet er rettet," stresset af Margaret McCarthy i Letter Writing Made Easy. Tjen respekten for brevets modtager med en høflig og rimelig tilgang, og du vil være meget mere tilbøjelig til at få problemet løst til din tilfredshed.
Flere Letter-Writing Information
Klagebrev til travle mennesker; John Bear og Maria Bear, 1999
Chokeret, rystet og afskediget: hvordan man skriver brev af klage, der får resultater Ellen Phillips, 1998
