Regnskabsafdelinger bruger en række akronymer til at identificere ansvar, afdelinger eller offentlige myndigheder. Mens nogle akronymer er branchespecifikke, eksisterer andre universelt. A / P repræsenterer "afdragsafdelingen" i de fleste virksomheder.
Positioner
Regnskabsafdelinger varierer i størrelse fra en person til mange personer på flere forskellige tilsynsniveauer. Leverandører af konti indlæser data fra fakturaer til regnskabssystemet og matcher fakturaer til backup dokumentation. Tilsynsførende tilsynsførende overvåger arbejdet hos kontofører og svarer på henvendelser fra andre afdelinger vedrørende faktura betalinger eller leverandørbalancer. Debitorforvaltere leder afdelingen ved at planlægge individuelle roller inden for afdelingen, budgetere afdelingens omkostninger og samarbejde med andre virksomhedsledere i beslutningsprocessen.
ansvar
Regnskabsafdelingen har ansvaret for at betale fakturaer til tiden. Mange leverandører tilbyder rabatter for at betale fakturaer inden for en bestemt tidsramme. Regnskabsafdelingen overvåger forfaldsdatoer sammen med rabatdatoen for at sikre selskabets største rabatter. Betalingsafdelingen skal kontrollere, at hver faktura er korrekt før betaling. Regnskabsafdelingen koordinerer check udskrivning med ledelsens underskrift på checken. Kontrol og fakturaer skal også holdes låst op.
Intern kontrol
På grund af mængden af penge, der skifter hænder gennem kontoførende institut, skal intern kontrol være en prioritet. Grundlæggende sikring af kontrollen opnås ved at låse op blanke checks og begrænse adgangen til nøglen.Faktura verifikation afgør, om hver faktura er nøjagtig og gyldig. Pligter er opdelt mellem forskellige holdmedlemmer for at sikre, at ingen enkeltmedlemmer har adgang til hele systemet uden en anden persons anmeldelse.
Procesforbedring
Udskrivningstjek er ofte en manuel proces, der kræver menneskelig arbejdskraft for kedelige opgaver som fyldningskuverter. Procesforbedring reducerer behovet for medarbejdere, der arbejder med ikke-merværdi, og giver medarbejderne mulighed for at fokusere på analytisk arbejde. Forbedringer omfatter brugen af elektroniske betalinger og elektroniske godkendelsessystemer.
