Så du har modtaget en ordre og har sendt din kunde den vare eller tjeneste, de har anmodet om. Tillykke! Derefter skal du få kunden til at betale. Processen med at indsamle penge begynder med en faktura, der sendes til kunden, og viser det skyldige beløb og betalingsbetingelserne. Forbereder en faktura opretter en tilgodehavende kunde.Dette er en værdi for din virksomhed, der placeres højt på din liste over aktiver, da det nemt konverteres til kontanter.
Tips
-
Regnskabsmæssigt opretter der en konto til modtagelse af en faktura. Så snart det er betalt, bliver fakturaen kontant.
Salgsfaktura Definition
En salgsfaktura er et forretningsdokument, der udarbejdes, når du har brug for at anmode om betaling fra en kunde for varer eller tjenesteydelser, du har leveret. Fakturaen indeholder vigtige detaljer som produkt, mængde, pris og betalingsbetingelser, som firmaets bankoplysninger. Hvad angår dokumenter, er det en af de letteste at skabe, og det er også en af de vigtigste. En faktura fastlægger kundens forpligtelse til at betale. Ved at udstede en faktura bekræfter du den kontrakt, der eksisterer mellem dig og kunden, og at du har gennemført din side af købet. Når kunden er enig i fakturaen, bliver den en juridisk gæld, kunden skal betale.
Hvad er forskellen mellem en faktura og et lovforslag?
Det er værd at rydde op på en terminologi på dette tidspunkt, fordi der ofte er en masse forvirring om, hvad en faktura er, og hvad en regning er. En faktura sendes altid fra sælgeren til kunden i håb om at blive betalt inden for en vis tid. Så når du leverer varer og tjenester, opretter du altid en faktura. En regning er noget kunden skal betale. Så fakturaen du har oprettet på kundens side af hegnet er en regning. Det er det samme dokument, men med et andet navn, afhængigt af om du betaler eller modtager penge.
Regnskabsmæssigt er denne sondring vigtig. Både dig og kunden bruger samme faktura til bogføring. Men mens kunden vil bruge fakturaen til at optage penge, der skal forlade virksomheden, der hedder en konto, skal du bruge den til at optage penge, der kommer ind i virksomheden, der kaldes en kundefordring.
Hvilke oplysninger skal være til stede på en salgsfaktura?
Generelt kan du slå fakturaen ned i to dele: fakturaoverskriften og faktureringskernen. Fakturaens overskrift indeholder:
- Navn og adresse på sælger.
- Modtagerens navn og adresse.
- Datoen for fakturaen - dette er vigtigt! Uret begynder at tjekke for kunden på fakturadato. Hvis du har en tidsbegrænsning for betaling, som du skal bruge, så inkluderer en dato, at alle er på samme side om, hvornår betalingen skal betales.
- Et unikt faktura nummer.
- Et PO-nummer, hvis du bruger et indkøbsordesystem til at kontrollere dine forretningskøb.
Fakturakernen indeholder:
- En detaljeret beskrivelse af den leverede ydelse eller de leverede produkter, herunder mængder og priser.
- Eventuelle gældende salgsafgifter.
- Den samlede pris, der skal betales.
- Vilkår og betingelser for betaling. For eksempel kan du angive "netto 30", hvilket betyder at hele beløbet forfalder om 30 dage.
- Betalingsmåden, som f.eks. Bankkontooplysninger eller navnet på en person, hvor kunden kan sende checks.
Hvad er en salgsfaktura i regnskabsbetingelser?
Mange virksomheder har et ret antal kunder, der ikke betaler med det samme. Hvis du bruger periodiseringsmetoden til faktura regnskab, optager du indkomst, når du har tjent det, ikke når pengene lander på din bankkonto. Det betyder, at du har brug for en metode til registrering af indkomst, som du har ret til at modtage, men som du endnu ikke har modtaget. En salgsfaktura i regnskabet er en "kundefordring" eller "A / R". Kundefordringer repræsenterer alle betalinger, der skyldes din virksomhed, der endnu ikke er betalt af kunder.
Hvis du tænker på det, gør det du rent faktisk gør, når du opretter en faktura, en kort periode for kundens rentefri kredit. Du giver dem mulighed for at få varer eller tjenester før betaling, baseret på tilliden om, at betalingen vil blive foretaget på betalingsdagen. En kundefordring er simpelthen en måde at registrere denne tillid på.
Hvordan registrerer du en faktura?
A / R er utroligt værdifulde for din virksomhed, fordi når de er betalt, konverterer de straks til kontanter. Som sådan optager du dem som aktiver på virksomhedens balance. Det er konventionelt at opregne aktiver i likviditetstilfælde, som måler, hvor hurtigt noget kan konverteres til kontanter. Så ud af alle dine forretningsmæssige aktiver er kontanter den mest likvide, og aktiver som ejendomme, aktier i hedgefonde og andre alternative investeringer er mindst flydende, da disse varer er meget sværere at sælge.
Tilgodehavende er opført som omsætningsaktiver, da betaling skyldes kunden om et år eller derunder. Og fordi de konverterer til kontanter, er det tidspunkt, hvor fakturaen er betalt, blandt dine mest likvide aktiver. Du vil generelt opregne dem under kontanter på balancen, og tallet du indsætter er simpelthen det samlede beløb for alle dine udestående fakturaer.
Hvad er forskellen mellem debitorer og konti, der skal betales?
Tilgodehavendernes til gengæld er debitor. A / Ps opstår, når du skylder penge til dine leverandører, fordi du ikke har betalt regningen endnu. Som en bogføring indgår det i din forpligtelse til at betale en kortfristet gæld. For at illustrere, forestil dig, at en leverandør sender dig et tilfælde af widgets og et par dage senere sender en faktura for prisen på $ 500. Du er forpligtet til at betale disse penge, så du registrerer $ 500 som en debet i kolonnen for betalingskonto og samtidig krediterer $ 500 for råvareudgiften, som normalt er angivet som en omkostning for solgte varer. Din leverandør venter på at modtage betalingen, så den registrerer fakturaen i sin tilgodehavende kolonne.
Så når du skriver en check for at betale regningen, skal du indtaste en $ 500 kredit til kolonnen for betalingskonto og en debitering på $ 500 til kontokontoen. Hvis nogen ser på din resultatopgørelse, kan de hurtigt se det samlede beløb, som virksomheden bærer i ubetalte regninger.
Hvad hvis en kunde ikke betaler?
I en ideel verden ville alle dine kunder betale alle dine fakturaer til tiden, hver gang. I den virkelige verden betaler kunderne for sent, og nogle betaler slet ikke. Problemet her er, at din tilgodehavendeindtægt skal vise saldoen på alle de fakturaer, der konverteres til kontanter i den nærmeste fremtid. Hvis en kunde ikke betaler for 90, 120 eller 360 dage - eller slet ikke betaler det - vil dette forvrænge nøjagtigheden af din balance.
Regel nummer en af inkasso er, at jo længere en betaling skyldes, desto sværere er det at indsamle det. En vigtig beregning for enhver virksomhed er at finde ud af, hvor gammel dine fakturaer er ved en proces kaldet "aldring." Hvis du bruger forretningsregnskabssoftware, omfatter de sædvanlige kategorier for denne type rapport:
- Nuværende: Forfalder straks.
- 1 til 30 dage: Forfalden inden for de næste 30 dage.
- 31 til 60 dage forfalden.
- 61 til 90 dage forfalden.
- 91 dage og for sent og så videre i 30-dages intervaller.
Formålet med aldring er at se, hvilke fakturaer der skal følges op, som f.eks. At ringe til kunden eller sende kontoen til et inkassobureau. Det giver også et indblik i, hvorvidt du indsamler betalinger for langsomt og tager for stor kreditrisiko. Hvis fordringer drypper i for langsomt, kan du komme op med et stort cash flow problem og skal låne penge for at imødekomme dine daglige driftsudgifter.
