Hvis du er heldig nok til at få flere leverandører til at kæmpe for din virksomhed, invitere dig til dyre frokoster og vise deres tak med gaver, pas på. Tilsyneladende venlige gestus som disse kan krydse linjen for etik i indkøb ved at påvirke dine købsbeslutninger. Selv hvis du ikke er påvirket, kan kun udseende af uhensigtsmæssighed skade din egen og virksomhedens omdømme.
Etiske problemer i indkøb
Institut for Supply Management har vedtaget tre principper for indkøb af ledere og medarbejdere til at huske i deres arbejde:
- Opretholdelse integritet i dine beslutninger og handlinger.
- Altid stræbe efter den bedste værdi for din arbejdsgiver.
- Bliv loyal over for dit erhverv.
Ud fra disse principper udarbejdede ISM standarder for køb af fagfolk til at følge for at sikre, at de opretholder høj etik i indkøb. Disse standarder indbefatter, at de fungerer korrekt med leverandører og ikke tillader, at dine beslutninger påvirkes af leverandører. En anden standard er at afholde sig fra at indgå aftaler, der sikrer et gensidigt arrangement eller en, der kan komme i konflikt med din arbejdsgiver.
Eksempler på uetisk adfærd
Selvfølgelig vil du fremme gode relationer med dine leverandører og potentielle leverandører. Men selv tilsyneladende harmløse handlinger kan tjene som eksempler på uetisk adfærd ved indkøb.
Eksempel: Alle skal spise, så hvad er skaden ved at spise frokost med en potentiel sælger for at diskutere specifikationer?
For det første kan du blive for venlig, til det punkt, du vil gøre forretninger med denne sælger, selvom hans prisfastsættelse og vilkår ikke er den mest fordelagtige. Han er så flot, at du er tilbøjelig til at tage ham ved hans ord, når han beskriver leveringsbetingelser, der virker for gode til at være sande. For det andet, medmindre du spiser frokost med hver enkelt sælger, der nærmer dig, viser du favoritisme.
Eksempel: En potentiel leverandør tilbyder dig bundpriser på lager, som din virksomhed bruger regelmæssigt. I bytte accepterer du at give dem forudgående varsel, når andre forsyninger kommer til at være ude for bud.
Det ser ud som om denne situation er harmløs, fordi du stadig giver andre leverandører mulighed for at byde, og du planlægger at overveje alle tilbudene retfærdigt. Men ved at give en sælger forhåndsanmeldelse giver du dem den uretfærdige fordel at have mere tid til at forberede deres bud og at få deres bud til dig før andre leverandører. Måske vil det ændre, hvad deres bud ville have været, hvis de fik mindre tid; måske vil det ikke. Men det er ikke rimeligt at give en leverandør en fordel af nogen art over de andre.
Eksempel: En sælger til hvem du for nylig har tildelt en kontrakt, har sendt en gave til din yndlingsbrandy, billetter til et sports spil eller et lille kortbetegnelse til kaffebutik. Da det er en gave, har den ikke påvirket din beslutning, så du accepterer det.
Der er mange etiske problemer med at acceptere gaver, selv dem med små dollarværdier. Det har virkeligt ikke påvirket din beslutning, hvis det er første gang du har brugt denne sælger. Men hvis du vælger at bruge dem igen, hvordan kan du vide, at du ikke bliver påvirket af deres tankevækkende gave? Det vil synes for andre i branchen, at du måske har været påvirket. Uanset hvad vil du blive kendt for at acceptere gaver, der beskytter dit ry og dit firma, siden du er deres indkøbsagent.
Et spørgsmål om at spørge dig selv i alle dine indkøbsbeslutninger er: Er denne handling til gavn for mit firma? Gaver gavner dig, ikke din virksomhed. Selv om gaven var til virksomheden, gør det ondt i stedet for at hjælpe ved at give virksomheden et dårligt ry.
Sikring af høj etik i indkøb
Hvis du er en virksomhedsejer eller en indkøbsforvalter, er der skridt, du kan tage for at sikre, at din virksomhed opretholder etik i indkøb.
- Skriv ud virksomhedens etiske kodeks med specifikationer for indkøbsafdelingen.
- Træn alle købere på disse etiker, og giv eksempler på etiske og uetiske handlinger. Dette er et ideelt sted for rollespilleverandører og indkøbsmedarbejderhandlinger.
- Lad medarbejderne vide, at ledelsen vil gennemgå indkøbskontrakter, og uanmeldte revisioner vil også blive gennemført. Sørg for at følge med begge dele, så virksomhedens holdning til de etiske spørgsmål i indkøb forstås og efterfølges af alle.
