Virksomheder køber eller anskaffer produkter og tjenester fra en række leverandører. Hvert produkt eller service, der købes, hjælper virksomheden med at opfylde sine mål om at servicere kunden. Indkøbsafdelinger forhandler med leverandører og ordrer. Indkøbsforvaltning omfatter begrebet organisering og styring af virksomhedens indkøbsaktiviteter. Begge fordele og ulemper eksisterer for virksomheder, der inkorporerer indkøbsforvaltning.
Forhandle de bedste priser
Et led i forvaltningen af indkøbsprocessen indebærer udvikling af færdigheder hos bestemte medarbejdere til at forhandle med leverandører til de bedste priser. Procurement management giver afdelingslederen mulighed for at identificere de medarbejdere med de stærkeste evner i forhandlinger, udvikle disse færdigheder yderligere og tildele dette ansvar til de ansatte. Disse medarbejdere lærer, hvad hver leverandør søger efter i kunde-leverandørforholdet og finder måder at levere disse elementer på, samtidig med at man får den bedste løsning for virksomheden.
Leverandør Evaluering
Et andet led i indkøbsforvaltning vurderer virksomhedens evne til at evaluere leverandører. Processen involverer evaluering af hver leverandør, før den handler med det og evaluerer leverandøren regelmæssigt. De medarbejdere, som vurderer leverandører, overvejer kvaliteten af leverandørens produkter, dets evne til at imødekomme virksomhedens behov, de tilbudte kreditvilkår og leverandørens vilje til at imødekomme specifikke krav, der pålægges af virksomheden. Virksomhedens medarbejdere rangerer hver leverandør, så virksomheden kan identificere foretrukne leverandører og eliminere fattige leverandører.
Tilføjet udgift
En brug af indkøbsforvaltning indebærer bekostning af forvaltningen af denne proces. I indkøbsafdelingen skal en bestemt leder bruge sin arbejdsdag til at overvåge processen. Dette indebærer evaluering af medarbejdernes ydeevne for at bestemme, hvor hver medarbejders styrker og svagheder ligger, tildele ansvarsområder til de ansatte og identificere medarbejdere, der er klar til at lære mere. Jo mere tid lederen bruger til at overvåge denne proces, jo mindre tid bruger hun andre ansvarsområder.
Mindre fleksibel
Et andet led i forvaltningen af indkøbsprocessen er den manglende fleksibilitet, som selskabet og medarbejderne har glæde af. Når nye indkøbsmuligheder opstår, skal virksomheden følge de igangværende processer, som leverandørevaluering, inden man forfølger denne forretningsforbindelse. For eksempel, hvis en ny leverandør tilbyder virksomheden en hel del på forsyninger, skal virksomheden følge de etablerede trin, før det kan udnytte aftalen.
