Et velskrevet memo kan hjælpe dig med hurtigt at få godkendelse til at købe computere til din virksomhed eller organisation. Notatet skal tydeligt angive behovet for computere, hvorfor købet skal foretages nu og tydeligt skitsere eventuelle alternativer. Notatet skal være baseret på forretningsmæssige grunde og ikke personlige ønsker.
Indsamle oplysninger om den aktuelle tilstand på din organisations computere. Find ud af, om der er nok computere til alle organisationens medlemmer, deres arbejdstilstand og hvornår de blev købt. Find ud af den oprindelige købspris og sammenlign den med aktuelle priser. Indsamle data om penge brugt på reparationer. Dokumentér udstyrets kvalitet, og om det er blevet forældet. Interview folk, der bruger de nuværende computere. Spørg om deres kan lide og ikke lide. Spørg om de følte deres computere hjemme var bedre end deres kontormaskiner, og i så fald hvorfor.
Kontakt dine jævnaldrende i andre organisationer. Indsamle så meget intelligens som muligt om de computere, de bruger, hvor længe de har været i drift og eventuelle planer for opgraderinger.
Overvej at bruge de data, du har indsamlet for at færdiggøre en SWOT-analyse. SWOT står for styrker, svagheder, muligheder og trusler. En SWOT-analyse er særlig nyttig, når du forsøger at retfærdiggøre et stort køb for en stor organisation. Forberedelse af en SWOT for enhver beslutning kan dog hjælpe dig med at opbygge et bedre argument. En SWOT-analyse hjælper dig med at bestemme, hvor stærk din computerteknologi er i dag, dens svagheder og muligheder for forbedringer. Det vil også gennemgå trusler, som hvordan din virksomhed kunne falde bag tiden og miste forretningen til konkurrenter, hvis den fortsætter med forældet teknologi. Endelig samle prisoplysninger fra flere leverandører.
Skriv notatet med alle de data, du har brug for. Sørg for at fokusere på forretningssagen til købet; den faktiske købsordre vil komme senere. Argumentere klart og overbevisende. Præsentér notatet og få godkendelse.
